Abmahnung - Voraussetzungen & Wirkung

Die arbeitsrechtliche Abmahnung spielt insbesondere bei verhaltensbedingten Kündigungen eine entscheidende Rolle. Oft bedarf es einer richtigen und rechtzeitigen Abmahnung als Voraussetzung für eine spätere Kündigung.

Sinn und Funktion der Abmahnung

Eine gesetzliche Regelung zur Abmahnung gibt es nicht. Vielmehr wurde sie von der Rechtsprechung entwickelt.  Eine ausgesprochene Abmahnung hat das Ziel, den Arbeitnehmer an seine arbeitsvertraglichen Pflichten und deren zukünftige Einhaltung zu erinnern, sie hat also eine Rügefunktion. Der Abmahnung kommt aber auch eine Warnfunktion zu, die dem Arbeitnehmer zeigen soll, dass sein Arbeitsverhältnis durch sein Verhalten gefährdet ist. Die dritte Funktion kommt der Dokumentation zu. So hat der Arbeitgeber stets die konkreten Umstände darzulegen, die von der Abmahnung umfasst werden sollen.

Formelle Anforderungen an die Abmahnung

Auch wenn kein Schriftformerfordernis hinsichtlich der Abmahnung besteht, ist es insbesondere zu späteren Dokumentationspflichten ratsam, eine Abmahnung stets schriftlich zu verfassen. Denn in einem späteren Kündigungsschutzprozess obliegt dem Arbeitgeber die Darlegungs- und Beweislast hinsichtlich der erfolglosen und im Vorwege wirksam ausgesprochenen Abmahnung. Es ist zwingend notwendig, dass in der Abmahnung das zu rügende Fehlverhalten konkret bezeichnet wird. So muss es für den Arbeitnehmer deutlich erkennbar sein, welche Leistungsmängel ihm zum Vorwurf gemacht werden, welches Verhalten nicht gebilligt wird und in welcher Hinsicht die Leistungen nicht den Anforderungen entsprechen. Es genügt dabei nicht, dass die Pflichtverletzungen nur allgemein gehalten werden.

Zweite Mindestvoraussetzung für eine wirksame Abmahnung ist die Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen im Falle eines gleichwertigen wiederholten Verstoßes. Es ist dabei ausreichend, dass der Arbeitnehmer erkennen kann, dass im Wiederholungsfalle der Ausspruch einer Kündigung möglich sein kann. Fehlt die Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen handelt es sich nicht mehr um einen Abmahnung, sondern um eine sogenannte Ermahnung, die für eine spätere wirksame Kündigung nicht ausreichend ist.  Fehlt also entweder die konkrete Bezeichnung des Fehlverhaltens oder die Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen, ist die Abmahnung unwirksam.

Zu beachten ist außerdem, dass es nicht notwendig ist, dass die Abmahnung auch von demjenigen Vorgesetzten ausgesprochen wird, der gegenüber dem Arbeitnehmer auch kündigungsberechtigt wäre. Vielmehr können alle Mitarbeiter eine Abmahnung aussprechen, die die Befugnis haben, gegenüber dem Arbeitnehmer verbindliche Anweisungen hinsichtlich Zeit, Ort und Inhalt der Arbeitsleistung auszusprechen.

Wichtig ist auch, dass dem Arbeitnehmer die Abmahnung zeitnah nach seinem zu rügenden Verstoß zugeht, um nicht Gefahr zu laufen, dass das Recht zum Ausspruch der Abmahnung verwirkt. Der Arbeitgeber darf also nicht längere Zeit untätig bleiben und durch sein Verhalten bei dem Arbeitnehmer den Anschein erwecken, dass eine Sanktionierung nicht (mehr) erfolgen würde. Konkrete zeitliche Vorgaben gibt es hier allerdings nicht, sodass stets auf den Einzelfall abzustellen sein wird.

Erforderlichkeit bzw. Entbehrlichkeit einer Abmahnung

Es gibt Fälle, in denen eine Abmahnung entbehrlich ist. Dies trifft immer dann zu, wenn trotz Abmahnung eine Änderung des Verhaltens des Arbeitnehmers in Zukunft nicht erwartet werden kann oder es sich um eine so schwere Pflichtverletzung handelt, bei der es für den Arbeitnehmer problemlos erkennbar war, dass es sich um eine rechtswidrige Verletzung handelt und eine Hinnahme seines Verhaltens durch den Arbeitgeber ausgeschlossen ist. Eine Abmahnung ist auch in den Fällen entbehrlich, in denen der Arbeitnehmer entweder nicht in der Lage oder nicht gewillt ist, sich entsprechend seinen arbeitsrechtlichen Pflichten zu verhalten. Letztlich kommt es immer auf den konkreten Einzelfall an.

Fälle, in denen in der Regel eine Abmahnung erforderlich sein dürfte:

• Unpünktlichkeit
• Schlechtleistung
• Unentschuldigtes Fehlen
• Alkoholbedingtes Fehlverhalten
• Arbeitsverweigerung
• Verletzung der Anzeige- und Nachweispflichten bei Krankheit

Fälle, in denen eine Abmahnung entbehrlich sein kann:

• Ausschweifende private Internetnutzung
• Betrug oder Diebstahl
• Sexuelle Belästigung
• Tätlichkeiten unter Arbeitskollegen
• Vorteilsnahme
• Verstöße gegen das Wettbewerbsverbot
• Krankheitsandrohung bei Nichtgewährung von Urlaub

Überhaupt erforderlich ist eine Abmahnung auch nur dann, wenn das Arbeitsverhältnis unter das Kündigungsschutzgesetz fällt. Handelt es sich also um einen Kleinbetrieb oder aber ist die Wartezeit von sechs Monaten in größeren Betrieben – in denen das Kündigungsschutz üblicherweise greift – noch nicht erfüllt, muss nicht abgemahnt werden. Wurde eine Abmahnung einmal zu Unrecht erteilt, hat der betroffene Arbeitnehmer Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus seiner Personalakte. Wurde die Abmahnung seinerzeit ordnungsgemäß ausgesprochen, kann der Arbeitnehmer die Entfernung nur verlangen, wenn das damals gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis vollumfänglich bedeutungslos geworden ist.