Der Vorstand in der AG - Rechte, Pflichten, Haftung

Basiswissen und Leitfaden zur Haftungsvermeidung

Vorstände und die Haftung von Vorständen sind in den letzten Jahren zunehmend in den Fokus der Öffentlichkeit, Strafverfolgungsbehörden und Gerichten gerückt. Anders als in früheren Jahren müssen Vorstandsmitglieder denn zunehmend damit rechnen, von der Gesellschaft bzw. den Aktionären in Haftung genommen zu werden. Sie müssen sich zudem nicht selten auch den Fragen der Staatsanwaltschaft stellen. Managerhaftpflichtversicherungen, sogenannte D&O Versicherungen (Directors-and-Officers-Versicherung), schaffen für die Betroffenen eine gewisse Absicherung. In vielen Fällen, in denen sich Unternehmen von ihren Managern trennen, wird parallel die Inanspruchnahme der Haftpflichtversicherung geprüft. Nicht selten kommt es dabei zu streitigen Auseinandersetzungen mit dem Vorstand.

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Unsere Beratungsleistungen für Vorstände und Aktiengesellschaften

Unsere Berater sind auf dem Gebiet der Haftung von Vorständen spezialisiert und bieten folgende Leistungen an:

  1. Beratung bei präventiven Maßnahmen zur Haftungsvermeidung, wie dem Aufbau eines Corporate Compliance Systems / eines Risikomanagementsystems;
  2. Beratung im laufenden, täglichen Geschäft
  3. Beratung bei der Gestaltung von Vorstandsverträgen, insbesondere zur Haftungsreduzierung und Vorstandsvergütung;
  4. Beratung bei der Initiierung / Abwehr von Anträgen auf Sonderprüfungen und Aktionärsklagen;
  5. Beratung und Vertretung bei außergerichtlichen und gerichtlichen Streitigkeiten über Schadensersatzansprüche gegen (ehemalige) Mitglieder des Vorstandes - sowohl auf  Seiten der betroffenen Vorstandsmitglieder als auf Seiten der betroffenen Gesellschaft.

Ausführliche Informationen zur Abberufung bzw. Amtsniederlegung von AG-Vorständen finden sie hier: Abberufung und Amtsniederlegung

Dreh- und Angelpunkt der Haftung von Mitgliedern des Vorstandes sind deren Rechte und Pflichten. Vorstände von Aktiengesellschaften sollten sich mit diesen intensiv befassen, um Haftungsrisiken zu vermeiden. Dies gilt auch deshalb, weil neben den zivilrechtlichen Haftungsrisiken auch strafrechtliche Gefahren drohen.

Der Vorstand und die Geschäftsführung

Der Vorstand ist das „Organ“ der Aktiengesellschaft, welches die Gesellschaft nach außen vertritt und nach innen mit der Führung der Geschäfte betraut ist. Zumeist besteht der Vorstand aus mehreren Personen. Insbesondere in kleineren Aktiengesellschaften erfolgen Vertretung und Geschäftsführung nicht selten durch ein einzelnes Vorstandsmitglied.

Der Vorstand leitet das Unternehmen in eigener Verantwortung, d.h. der Vorstand entscheidet weitgehend weisungsfrei und selbständig über die Art und Weise des Fortgangs der Geschäfte. Er entscheidet über die Leitung des Unternehmens nach eigenem Ermessen. Anders als der Geschäftsführer einer GmbH unterliegt der Vorstand - jedenfalls nach dem Gesetz – insbesondere keinen Weisungen seitens der Gesellschafter. Auch der Aufsichtsrat kann dem Vorstand keine Vorschriften darüber machen, wie er das Unternehmen zu leiten hat. Lediglich bei ganz wesentlichen Entscheidungen, hat der Vorstand die Zustimmung des Aufsichtsrates vorab einzuholen.

Pflichten des Vorstandes

Die große Unabhängigkeit und Weisungsfreiheit des Vorstandes bringt jedoch auch einen großen, zum Teil nur schwer überschaubaren Aufgabenkreis und damit auch schwer überschaubaren Pflichtenkreis mit sich.

Zu den wesentlichen Aufgaben des Vorstandes gehören zunächst die strategischen Entscheidungen betreffend Lenkung der gesamten Planung, Organisation, Finanzen und Informationen im Unternehmen. Welche konkreten Maßnahmen hierzu gehören, lässt sich nicht pauschal sagen. Hier sind im Einzelfall die Struktur und die Größe des Unternehmens bestimmend. Für den Vorstand einer Gesellschaft mit 10 Mitarbeitern und einem bundesweiten Wirkungskreis ergeben sich andere Pflichten als für den Vorstand einer Gesellschaft mit 500 Mitarbeitern, einem weltweiten Wirkungskreis und einer Tätigkeit in einem gesetzlich streng regulierten Markt, wie dem Banken- oder Pharmasektor.

Neben den (strategischen Lenkungs-)Entscheidungen zählen eine Vielzahl unternehmensorganisatorischer Aufgaben zu den weiteren Pflichten des Vorstandes: die Berichtspflicht gegenüber Aufsichtsrat und Hauptversammlung; die Vorbereitung der Sitzungen und Versammlung von Aufsichtsrat und Aktionären; die Führung des Aktienregisters; die Einrichtung eines Compliance System / Risikomanagementsystems. Dazu treten auf den Gläubigerschutz abzielende Vorstandsaufgaben. Dies sind z.B. die Prüfungspflichten bei Gesellschaftsgründung und bei Kapitalmaßnahmen / Cash Pooling sowie die periodischen und aperiodischen Publizitätspflichten.

Neben diesen sämtlichen im Gesetz ausdrücklich genannten Pflichten können die Satzung, die Geschäftsordnung des Vorstandes (welche zumeist vom Aufsichtsrat erstellt wird) und auch der Anstellungsvertrag weitere allgemeine und konkrete Pflichten des Vorstandes bestimmen. Zu guter Letzt ist der Vorstand natürlich verpflichtet, das Tagesgeschäft zu führen. Er unterliegt zudem aus dem Gesichtspunkt seiner Treuepflicht gegenüber der Gesellschaft einen umfassenden Wettbewerbsverbot

Aufgabenverteilung, Ressortaufteilung im Vorstand

Sofern der Vorstand aus mehr als einer Person besteht, empfiehlt sich die Festlegung einer konkreten Verteilung der Aufgaben (Pflichten) des Vorstandes im Rahmen einer Geschäftsordnung.

Gewöhnlich wird in der Praxis eine Verteilung nach Funktionsbereichen („Ressorts“) vorgenommen. Welche dies im Einzelnen sind, entscheidet sich nach den konkreten Gegebenheiten des betreffenden Unternehmens. Häufig anzutreffen ist eine Aufteilung nach den Bereichen Einkauf/Verkauf, Marketing, Produktion, IT, Recht/Personal, Finanzierung/Buchhaltung. Neben der funktionsbezogenen Aufgabenverteilung erfolgt vor allen in größeren Unternehmen auch eine Aufteilung nach sogenannten Divisionen. Diese können einen geografischen (Aufteilung nach Absatzmärkten), einen produktspezifischen (Aufteilung nach Produktgruppen) oder anderen Bezugspunkt haben.

Wesentliches Merkmal der Vorstandspflichten im Zusammenhang mit der Aufteilung nach Aufgaben/Ressorts oder Divisionen ist, dass es eine Gesamtverantwortung aller Mitglieder des Vorstandes gibt. Hiernach ist – im Ausgangspunkt – jedes Vorstandsmitglied für die Fehler eines anderen Vorstandsmitgliedes verantwortlich.

Besondere Risiken der Vorstandshaftung

Neben dem große Pflichtenkreis machen noch andere Gründe, die Haftung des Vorstandes brisant: (a) Das Aktienrecht regelt detailversessen die Pflichten des Vorstandes, ohne dass diese in der Satzung, in der Geschäftsordnung des Vorstandes oder im Anstellungsvertrag grundsätzlich geändert werden könnten. Eine vertragliche Eingrenzung der Pflichten ist damit kaum möglich. (b.) Den Vorstand trifft nach Auffassung der Gerichte eine erhöhte Sorgfaltspflicht.

Der Vorstand wird als Treuhänder fremder Vermögensinteressen - hier der Aktionäre - angesehen. Damit verbunden und gepaart mit der Weisungsfreiheit der Vorstandes werden erhöhte Anforderungen an die Qualifikation jedes einzelnen Vorstandsmitgliedes gestellt. (c) Entgegen einer weit verbreiteten Ansicht gilt für den Vorstand der Grundsatz der Gesamtverantwortlichkeit. Die Abgrenzung einzelner Aufgabenbereiche (Ressortaufteilung – siehe oben) entlastet ein Vorstandsmitglied daher im Ausgangpunkt nicht von einer Haftung für die Fehler anderer Vorstandsmitglieder. Eine gegenseitige Kontrolle ist daher zwingend notwendig. (d) Im Streitfall muss nicht die Gesellschaft die Pflichtverletzung beweisen. Der Vorstand muss vielmehr beweisen, dass er pflichtgemäß gehandelt hat. (e) Schließlich können neben der Gesellschaft auch Aktionäre Schadensersatzansprüche zu Gunsten der Gesellschaft gerichtlich geltend machen.

Strategien zur Reduzierung des Haftungsrisikos

Das Haftungsrisiko, dem die Mitglieder des Vorstand ausgesetzt sind, lässt sich durch einige wenige Maßnahmen zumindest reduzieren - hierzu ein kurzer Überblick:

  • Der Vorstand kann die Hauptversammlung über Fragen der Geschäftsführung entscheiden lassen. Dies kann zeitlich vor oder auch nach Durchführung einer Geschäftsführungsmaßnahme erfolgen. Ein Beschluss der Hauptversammlung, der eine Maßnahme bestätigt, schließt eine Haftung des Vorstands dann grundsätzlich aus.
  • Eine in der Praxis nachhaltige Möglichkeit zur Reduzierung des Haftungsrisikos liegt in der Unterhaltung eines Risikomanagementsystems / Compliance Systems. Hierunter ist ein System zu verstehen, dass methodisch die Einhaltung von Regelungen, denen das Unternehmen unterworfen ist, überwacht und methodisch Unregelmäßigkeiten aufdeckt. Grundpfeiler eines solchen Risikomanagementsystems sind eine Identifikation potentieller Risiken, ein internes Informationssystems, eine internes/externes Kommunikationssystem und eine internes Kontrollsystem. Mit einen derartigen und individualisierten Risikomanagementsystem können haftungsträchtige Sachverhalte frühzeitig erkannt und Gegenmaßnahmen ergriffen werden.
  • Dem Vorstand steht es gewöhnlich frei (sofern nicht der Aufsichtsrat anderes bestimmt), die Aufgaben und Geschäfte des Unternehmens im Interesse der Effektivität der Geschäftsführung unter den einzelnen Mitgliedern zu verteilen. Unternimmt der Vorstand eine solche Ressortaufteilung, so trägt jedes Vorstandsmitglied allein die volle Verantwortung für das ihm zugewiesene Ressort. Für die anderen Mitglieder bedeutet dies zwar keine Haftungsbefreiung, da ihnen eine Pflicht zur Beaufsichtigung des jeweils anderen Vorstandsmitgliedes zukommt. Das Risiko einer Haftung wird damit jedoch ungemein kleiner. Allerdings ist zu berücksichtigen, dass die Ressortaufteilung nicht uneingeschränkt zulässig ist. Sie unterliegt Einschränkungen und formellen Anforderungen.
  • Der Vorstand hat ein weites unternehmerisches Ermessen. Nach den gesetzlichen Reglungen liegt eine Pflichtverletzung grundsätzlich nicht vor, wenn der Vorstand bei einer unternehmerischen Entscheidung auf der Grundlage angemessener Informationen gehandelt hat. Eine Reduzierung des Haftungsrisikos lässt sich somit allein durch die Schaffung einer angemessenen Informationsgrundlage erreichen. Die Dokumentation des Informationserwerbs und der Informationsanalyse ist im Hinblick auf eine zukünftige streitige Auseinandersetzung daher dringend anzuraten.
  • Grundsätzlich möglich ist es auch, dass die Gesellschaft auf einen Ersatzanspruch gegen den Vorstand teilweise oder sogar ganz verzichtet. Möglich ist dies jedoch nur unter engen kumulativen Voraussetzungen: (a) Es sind mehr als 3 Jahre seit der Entstehung des Anspruchs vergangen. (b) Die Hauptversammlung hat dem Verzicht zugestimmt. (c) Eine Minderheit, deren Anteile zusammen den zehnten Teil des Grundkapitals erreichen, hat dem Beschluss der Hauptversammlung nicht widersprochen.
  • Entgegen einer weit verbreiteten Annahme, führt die Billigung von Maßnahmen des Vorstandes durch den Aufsichtsrat nicht zu einer Haftungsreduzierung. Anders als für den GmbH-Geschäftsführer kann eine Haftungsreduzierung auch nicht durch die Vereinbarung einer Begrenzung der Haftung auf einen bestimmten summenmäßigen Betrag oder auf grob fahrlässiges oder vorsätzliches Handeln erreicht werden. Derartige Vereinbarungen in der Satzung oder im Anstellungsvertrag/Vorstandsvertrag sind nach allgemeiner Auffassung unzulässig und damit unwirksam. Gleiches gilt für Vereinbarungen über die Begrenzung der Verjährung etwaiger Haftungsansprüche.

Weitere Informationen zur Managerhaftung finden Sie hier: Managerhaftung, D&O

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