Overzicht van beschikbare ondernemingsvormen

Duitsland kent een groot aantal ondernemingsvormen. Elke vorm heeft zijn eigen specifieke bestaansreden, gebaseerd op specifieke economische overwegingen, zoals de organisatiestructuur, de aansprakelijkheid van de aandeelhouders en de wijze van belastingheffing.

In het algemeen maakt het Duitse recht een onderscheid tussen ondernemingsvormen die de kenmerken hebben van een personenvennootschap en die welke de kenmerken hebben van een kapitaalvennootschap. In tegenstelling tot de personenvennootschappen hebben de kapitaalvennootschappen elk de status van een afzonderlijke rechtspersoon. Een ander belangrijk onderscheid is dat de aandeelhouders van kapitaalvennootschappen in de regel beperkt aansprakelijk zijn tot het bedrag van het door hen in de vennootschap geïnvesteerde kapitaal, terwijl de schuldeisers van de personenvennootschap zich zo nodig kunnen verhalen op het persoonlijke vermogen van elk van de vennoten.

De meest voorkomende ondernemingsvorm die momenteel in Duitsland wordt gebruikt, is de GmbH (besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, vergelijkbaar met de Besloten Vennootschap). Dit is te danken aan het feit dat de GmbH relatief gemakkelijk op te richten en te gebruiken is en een geschikte organisatievorm is voor bijna alle soorten ondernemingen. In Duitsland bestaat een betrekkelijk klein aantal naamloze vennootschappen (Aktiengesellschaften, vergelijkbaar met een Naamloze Vennootschap), omdat deze vorm meer geschikt is voor zeer grote ondernemingen zoals banken en verzekeringsmaatschappijen.

Basiskenmerken van de GmbH

Aard

De rechtsgrondslag voor een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid is vervat in de Duitse GmbH-wet.

Als rechtspersoon heeft de GmbH rechten en plichten en is zij aansprakelijk voor al haar schulden ten belope van haar vennootschapsvermogen. Zij kan ook in eigen naam rechtsvorderingen instellen en zich daartegen verweren. In de statuten van de GmbH stellen de aandeelhouders het bedrag van het nominale kapitaal vast dat door elk van hen in de vennootschap moet worden gestort. In principe zijn de afzonderlijke aandeelhouders dan slechts aansprakelijk voor de verplichtingen van de vennootschap ten belope van het door hen ingebrachte kapitaal. De GmbH kan aan geen enkele aandeelhouder een verplichting opleggen die dit bedrag overschrijdt. Naar Duits recht kunnen de aandelen van de GmbH niet ter beurze worden genoteerd. De statuten kunnen speciale regelingen bevatten voor individuele behoeften en eisen van de vennootschap en haar eigenaren, zolang deze niet in strijd zijn met de bepalingen van de Duitse GmbH-wet.

Oprichtingsprocedure

De GmbH kan voor elk legitiem doel worden opgericht voor één of meer personen. De initiële aandeelhouders kunnen natuurlijke personen of rechtspersonen zijn, ingezetenen en niet-ingezetenen, Duitse of buitenlandse burgers. De wet stelt geen beperkingen aan het aantal aandeelhouders dat in de GmbH mag deelnemen. De structuur en de werking van de GmbH worden geregeld in de statuten. De eerste stap in het oprichtingsproces van een GmbH is het opstellen van de statuten door de oprichters. De statuten moeten door elk van de aandeelhouders worden ondertekend en door een Duitse notaris worden genotariseerd. Naast de vermelding van de naam, de vestigingsplaats en het doel van de vennootschap, vermelden de statuten het totale bedrag van het nominale kapitaal en het percentage van de aandelen dat elke aandeelhouder bereid is in ruil te betalen. De voor een vennootschap gekozen naam moet rechtstreeks verband houden met het doel van de vennootschap of de naam van ten minste één van de aandeelhouders bevatten. Verder is vereist dat de naam van de vennootschap de aanduiding "GmbH" bevat.

De vennootschap bestaat pas definitief en haar aansprakelijkheid is beperkt tot haar vermogen, nadat zij is ingeschreven in het handelsregister bij de arrondissementsrechtbank van de plaats van vestiging van de vennootschap. Vóór dat tijdstip zijn de oprichtende vennoten persoonlijk aansprakelijk voor hun eigen zaken die zij tijdens de oprichtingsfase van de GmbH hebben gedaan. Inschrijving in het handelsregister vereist de indiening van een formele aanvraag door de directeur met alle noodzakelijke bijlagen, zoals statuten, lijst van aandeelhouders, verzekering dat het vereiste minimum aan contanten is gestort (25% van elk aandeel, ten minste 50% van het nominale kapitaal [12.500 EUR]), om er maar een paar te noemen. Bovendien moet de gedelegeerd bestuurder, na voorafgaande briefing, aan het handelsregister verzekeren dat er geen wettelijke redenen zijn om hem uit te sluiten de functie van gedelegeerd bestuurder uit te oefenen.

Bovendien is registratie bij het lokale toezichthoudende bureau voor de handel en het belastingkantoor vereist voordat met de bedrijfsactiviteiten kan worden begonnen. Ten slotte moeten aandeelhouders met een belang van meer dan 25% zich laten inschrijven in het Transparantieregister.

Oprichting vanuit het buitenland

Buitenlandse oprichters kunnen de GmbH ook oprichten via een gevolmachtigde die de notariële afspraak bij de Duitse notaris bijwoont door middel van overeenkomstige volmachten, die door een notaris in het thuisland zijn gewaarmerkt en vervolgens van een apostille zijn voorzien, alsmede overeenkomstig gewaarmerkte bewijsstukken van bestaan en vertegenwoordiging (voor zover de oprichter een buitenlandse vennootschap is).

Voor de vereiste verzekeringen met betrekking tot de storting van het minimumkapitaal en het niet-bestaan van juridische belemmeringen voor de benoeming van de directeur bij het handelsregister kan de voorafgaande instructie ook door een Duitse advocaat worden gegeven en kan de overlegging van de verklaring door een notaris in het land van herkomst worden gewaarmerkt en geapostilleerd.

Kapitaalstructuur

Aandelenkapitaal

Volgens de Duitse GmbH-wet bedraagt het wettelijk minimumkapitaal dat door de eigenaars in ruil voor aandelen moet worden geïnvesteerd, 25.000 EUR. Het kapitaal kan worden gestort in contanten en/of in natura (non-cash investeringen). Wanneer een investering anders dan in geld is overeengekomen, moet daarvoor een speciaal rapport worden overgelegd, zodat de werkelijke waarde van de kapitaalinvestering anders dan in geld door de griffierechter kan worden beoordeeld. Het is niet vereist dat een nominaal kapitaal van 25.000 EUR in gelijke bedragen wordt verdeeld.

Overdracht van aandelen

De aandelen van een GmbH zijn vrij overdraagbaar en vererfbaar. In de statuten kan echter worden bepaald dat de overdracht van aandelen afhankelijk is van de toestemming van de GmbH of de andere aandeelhouders. Een verandering van aandeelhouders heeft geen gevolgen voor de continuïteit van de vennootschap. Om geldig te zijn, moet een overdracht van aandelen notarieel worden vastgelegd.

Verhoging en vermindering van het nominale kapitaal

De aandeelhouders kunnen het in de statuten vermelde nominale kapitaal verhogen of verlagen, doch slechts voor zover zij het niet verlagen tot onder het wettelijk vereiste minimum van 25.000 EUR. Het besluit om het kapitaal van de vennootschap te verhogen of te verlagen vereist een aandeelhoudersbesluit met drie vierde van de stemmen van de aandeelhouders, dat notarieel moet worden verleden en in het handelsregister moet worden ingeschreven.

In geval van verhoging van het nominale kapitaal moet elk van de aandeelhouders een notariële verklaring overleggen dat hij bereid is zijn persoonlijke investering naar evenredigheid te verhogen.

In geval van een vermindering van het nominale kapitaal moet het besluit van de aandeelhouders waarbij deze vermindering wordt toegestaan, in het Bundesanzeiger (Staatsblad) worden bekendgemaakt. De schuldeisers die zich tegen de kapitaalvermindering verzetten, hebben recht op voldoening van hun uitstaande vorderingen. Pas na verloop van een jaar kan de GmbH een verzoek indienen om het bedrag van het kapitaal te verlagen en dit in het handelsregister te laten inschrijven.

Organen van de vennootschap

De organen van de GmbH zijn de directeur en de aandeelhoudersvergadering:

Directeur

Aangezien de GmbH wordt vertegenwoordigd door haar directeur(en), is de benoeming van een of meer directeuren verplicht. Elke directeur moet een natuurlijke persoon zijn met onbeperkte handelingsbevoegdheid en kan aandeelhouder van de vennootschap zijn, maar hoeft dit niet te zijn. Het Duitse vennootschapsrecht maakt een onderscheid tussen de externe bevoegdheid van de gedelegeerd bestuurder en zijn of haar interne rechten en plichten. Dit betekent dat, hoewel de bevoegdheid van de directeur intern kan worden beperkt en vaak wordt beperkt door de bepalingen van de statuten, besluiten van de aandeelhouders of de arbeidsovereenkomst van de directeur, dergelijke beperkingen geen effect hebben op de interactie van de directeur met derde partijen.

De directeur van de GmbH is wettelijk verplicht om zijn taken uit te voeren met de toewijding van een verstandig zakenman. Voor zover hij niet zelf handelt, is hij verplicht zorgvuldig toezicht te houden op andere bestuurders of medewerkers van de vennootschap. De bestuurder die een verplichting tot zorgvuldige taakuitoefening schendt, is tegenover de vennootschap aansprakelijk voor de daaruit voortvloeiende schade. Voor onrechtmatig handelen jegens derden is de persoonlijke aansprakelijkheid van de bestuurder beperkt tot de situaties waarin hij persoonlijk heeft gehandeld.

Gewoonlijk is de gedelegeerd bestuurder benoemd bij besluit van de aandeelhouders. In dat geval kan de benoeming te allen tijde bij nieuw besluit worden ingetrokken. De directeuren moeten in het handelsregister worden ingeschreven. Dit is echter geen effectiviteitsvereiste voor de benoeming.

Aandeelhouders

De rechten van de aandeelhouders, met name ten aanzien van het beheer van de onderneming, vloeien voort uit de statuten en de Duitse GmbH-wet. Tenzij in de statuten anders is bepaald, roept de directeur de aandeelhoudersvergaderingen bijeen door de aandeelhouders ten minste één week vóór de vergadering een aangetekende brief te zenden. Van de naleving van deze vormvereisten en termijnen kan worden afgezien indien alle aandeelhouders daarmee akkoord gaan. Op de aandeelhoudersvergadering hebben de aandeelhouders het recht resoluties aan te nemen die betrekking hebben op en gevolgen hebben voor de dagelijkse gang van zaken en gedetailleerde instructies te geven aan de gedelegeerd bestuurders. Er zijn bijzondere kwesties die alleen in de aandeelhoudersvergadering kunnen worden geregeld, zoals de benoeming en het ontslag van directeuren, de instelling van vorderingen tot schadevergoeding tegen een directeur of aandeelhouder, de goedkeuring van de jaarrekening en een akkoord over de wijze waarop en de wijze waarop dividenden worden uitgekeerd.

Om effectief te zijn, moeten besluiten van aandeelhouders bij meerderheid worden goedgekeurd door de aandeelhouders die aan de stemming deelnemen, waarbij stemmen bij volmacht is toegestaan. Indien alle aandelen van de vennootschap door één aandeelhouder worden gecontroleerd, moet de aandeelhouder onverwijld na de aanneming van een besluit notulen opstellen en ondertekenen.

Aandeelhouders hebben het recht om, op verzoek, door het bestuur van de vennootschap te worden ingelicht over de gang van zaken en om de boeken en bescheiden van de vennootschap in te zien. Een aandeelhouder die de gevraagde informatie of de toestemming tot inzage van de boeken niet heeft gekregen, heeft het recht een rechtszaak aan te spannen.

Boekhouding en controle

De directeur is er verantwoordelijk voor dat de GmbH een goede boekhouding en balans heeft. De wetgeving inzake boekhouding en controle van GmbH's is vervat in het handelswetboek (HGB), de wet betreffende de GmbH en de Duitse belastingwet. In overeenstemming met de boekhoudkundige beginselen moet de vennootschap een deugdelijke boekhouding voeren waarin alle transacties, activa en passiva worden vermeld. Bij de oprichting van de GmbH en aan het eind van elk boekjaar moeten een inventaris en een balans worden opgemaakt. Deze financiële bescheiden moeten tien jaar worden bewaard; handelscorrespondentie en facturen zes jaar.

Wat de vorm van de boekhoudkundige verplichtingen betreft, maakt de Duitse wet een onderscheid tussen kleine, middelgrote en grote ondernemingen, afhankelijk van het balanstotaal, de omzet in de laatste 12 maanden en het gemiddelde aantal werknemers. Indien de onderneming de zogenaamde grote onderneming is, moet de boekhouding worden gecontroleerd door een beëdigd accountant, en moet een financiële verklaring, als directieverslag, alsmede de voorstellen en het besluit over de verdeling van de winst openbaar worden gemaakt overeenkomstig de wet op de jaarrekeningenrichtlijnen.

Vereffening

De GmbH kan te allen tijde worden ontbonden door een besluit dat door drie vierde van de aan de vergadering deelnemende aandeelhouders wordt genomen, tenzij in de statuten anders is bepaald. Bovendien kan de vennootschap op verzoek van aandeelhouders die ten minste 10% van het aandelenkapitaal bezitten, bij rechterlijk vonnis worden ontbonden. Voor het uitvaardigen van een dergelijk bevel is vereist dat de rechter vaststelt dat het voor de GmbH onmogelijk is geworden om haar doel te verwezenlijken of dat andere gewichtige redenen de ontbinding rechtvaardigen.

In het geval van een ontbinding neemt de directeur gewoonlijk de rol van sequester op zich. De sekwester heeft tot taak de lopende zaken te beëindigen, alle verplichtingen van de ontbonden vennootschap na te komen, de vorderingen te innen en alle activa in contanten om te zetten. Bovendien moet de sekwester balansen opstellen aan het begin van het liquidatieproces en vervolgens elk jaar tot het einde van het liquidatieproces.

De ontbinding van de vennootschap moet worden ingeschreven in het handelsregister, en een bericht waarin schuldeisers wordt verzocht eventuele vorderingen in te dienen, moet worden gepubliceerd in het Bundesanzeiger. Het vermogen van de GmbH mag pas na verloop van een jaar na de bekendmaking aan de aandeelhouders worden uitgekeerd. Op dat moment - en ervan uitgaande dat het liquidatieproces voor het overige zover is gevorderd dat de inspanningen kunnen worden verdeeld - moeten alle resterende activa onder de aandeelhouders worden verdeeld in verhouding tot hun aandelen. Alle boeken en bescheiden van de vennootschap moeten gedurende tien jaar in bewaring worden gegeven bij een voormalige aandeelhouder of bij een derde.