Abmahnfalle Email-Signatur?

Rechtliche Fragen und Antworten

Die Email hat sich im Geschäftsverkehr als wichtigstes Kommunikationsmittel etabliert.

Boris Nolting, Dezernatsleiter IT-Recht und Medienrecht bei ROSE & PARTNER LLP. stand dem Wirtschaftsmagazin Makrt und Mittelstand als Experte Rede und Antwort zu den wichtigsten Rechtsfragen rund um die Email-Signatur.

Hier auf unserem Kanzleiblog veröffentlicht er nochmals die wesentlichen Punkte für das korrekte Unterschreiben elektronischer Post:

Auch die Email ist ein Geschäftsbrief

Das „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ kurz EHUG schreibt vor, dass die vollständigen Gesellschafterangaben auf Geschäftsbriefen gleich in welcher Form anzugeben sind. Diese Vorgabe gilt für Geschäftsbriefe zu denen ausdrücklich auch E-Mails, Faxe, Postkarten und andere Schreiben gehören, die ein Unternehmen an einen betriebsexternen Empfänger sendet.

Das Erfordernis der E-Mail-Signatur betrifft alle Unternehmen, die im Handels- oder im Genossenschaftsregister eingetragen sind. Aber auch Kleingewerbetreibende, die keine Firma im Handelsregister eintragen ließen, müssen bereits seit dem 22.5.2007 auf allen Geschäftsbriefen neben ihrem Vor- und Nachnamen zudem eine ladungsfähige Anschrift angeben.

Bei den Geschäftsbriefen handelt es sich in der Regel um den gesamten externen Schriftverkehr, der sich an einen bestimmten Empfänger außerhalb des eigenen Betriebes richtet. Hierbei kann es sich beispielsweise um Auftragsbestätigungen, Angebote, Rechnungen, elektronische Warenkörbe oder Bestellscheine handeln. Vorsorglich sind zudem Newsletter als solche Geschäftsbriefe zu klassifizieren.

Unterschiedliche Anforderungen für verschiedene Unternehmensformen

Je nach gewählter Rechtsform des Unternehmens, also beispielsweise GmbH, KG, OHG, AG, e.K., differenzieren die rechtlichen Anforderungen der E-Mail-Signatur. Die jeweiligen Anforderungen sind insbesondere § 37a HGB, § 80 Abs. 1 Satz 1 AktG, § 35a Abs. 1 Satz 1 GmbHG zu entnehmen. Zu den Pflichtangaben gehören:

• vollständige Firmierung (wie er im Handelsregister, Partnerschaftsregister oder Genossenschaftsregister eingetragen ist),
• Sitz des Unternehmens (satzungsmäßiger „Hauptsitz“ und zwar auch, wenn der Geschäftsbrief z.B. von einer Zweigniederlassung aus verschickt wird),
• Rechtsformzusatz (z.B. GmbH, KG, OHG, AG, e.K. etc.),
• Registernummer (des Unternehmens), - Registergericht (des Unternehmens),
• bei GmbH, AG, KG, GmbH & Co. KG zudem Geschäftsführer/ Vorstandsmitglieder/ Vorstandsvorsitzender/ Aufsichtsratsvorsitzender mit ausgeschriebenem Vor- und Nachnamen,
• bei GmbH und AG zudem weitere Angabepflichten, sofern (freiwillige) Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht werden, sowie für Geschäftsbriefe und Bestellscheine von einer Zweigniederlassung mit Sitz im Ausland. Die Anforderungen sind folgendes Paragrafen zu entnehmen: § 80 Abs. 1, Abs. 4 AktG, § 35a Abs. 1, Abs. 4 GmbHG.

Praxistipp zur Auswahl der Pflichtangaben

Als Tipp für den alltäglichen Betriebsablauf sei erwähnt, dass vorsorglich auch die Angaben in den Geschäftsbriefen aufgenommen werden sollten, bei denen es nicht eindeutig erscheint, ob es sich bei denen um Pflichtangaben handelt.

Technische Lösung: Als weiterer Tipp empfiehlt sich folgende technische Lösung in den Betriebsalltag einzupflegen. In dem E-Mail System des Unternehmens kann ein Signaturfeld eingepflegt werden. Diese Maßnahme sorgt automatisiert dafür, dass allen E-Mails eine Signatur angehängt wird, die die Pflichtangaben enthält. So werden automatisch alle in der Signaturfeld enthaltenen Pflichtangaben bei jeder E-Mail mitgesendet, was einen Verstoß gegen das EHUG nahezu auf Null minimiert. Es muss jedoch sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter die Pflichtangaben korrekt eingeben und die Eingabe nicht von Dritten verändert wird.

Rechtliche Risiken: Zwangsgeld und Abmahnung

Haftungsrisiken bestehen für den Fall, dass die Pflichtangaben nicht verschickt werden. So kann beispielsweise das Handelsregistergericht ein Zwangsgeld von bis zu 5.000,00 € verhängen. In der Vergangenheit wurden aber auch Abmahnwellen von Mitbewerbern losgetreten, die wegen unterlassener Pflichtangaben Unterlassungs- und Schadensersatzansprüche geltend gemacht haben*. Wer kann unterlassene Pflichtangaben abmahnen?

Abgesehen von den Maßnahmen des Handelsregistergerichts können folgende Parteien Ansprüche wegen unterlassener Pflichtangaben geltend machen. Abmahnberechtigt sind Mitbewerber, rechtsfähige Unternehmensverbände, Einrichtungen im Sinne des § 4 Unterlassungsklagengesetz (UKlaG) und die Industrie- und Handelskammern (IHK) sowie die Handwerkskammern.

Grundlage einer Abmahnung eines Mitbewerbers bzw. Konkurrenten kann ein Wettbewerbsverstoß gegen eine Vorschrift zur Regelung des Marktverhaltens im Sinne des Gesetzes gegen unlautereren Wettbewerb (UWG) sein. Die Vorgabe Pflichtangaben betriebsexternen Adressaten anzugeben hat das Ziel, diesen Empfängern wichtige Informationen zu vermitteln, die es ihnen ermöglichen, weitere registergerichtliche Informationen einzuholen. So soll beispielsweise Geschäftspartnern ermöglicht werden die Identität des Unternehmens zu prüfen, bevor ein Vertragsverhältnis der Parteien vereinbart wird. Die Pflichtangaben stellen daher eine Marktverhaltensregelung dar, weshalb ihr Unterlassen abmahnfähig ist.

Wie kann eine wettbewerbsrechtliche Abmahnung abgewehrt werden?

Sollte ein Unternehmen wegen unterlassener Pflichtangaben abgemahnt werden und Unterlassungs- und/oder Schadensersatzansprüche geltend gemacht werden, muss zunächst überprüft werden, ob der Vorwurf zutreffend ist und ob darin ein Wettbewerbsverstoß liegt. Sollte dies bejaht werden, wäre die Abmahnung weiterhin erst dann begründet, wenn der Wettbewerbsverstoß gemäß § 3 UWG geeignet ist, den Wettbewerb nicht nur unerheblich zu beeinträchtigen. Erfahrungsgemäß genügt die unterlassene Pflichtangabe jedoch nicht, um diese Erheblichkeitsgrenze zu überschreiten.

Vielmehr müssen meist zusätzliche Umstände das abgemahnte Unternehmen betreffend hinzutreten, die einen Wettbewerbsnachteil begründen: Sollten Pflichtangaben in den Geschäftsbriefen (E-Mails, etc.) fehlen, aber dennoch die ausreichende Möglichkeit bestehen, sich über die Identität des Abgemahnten zu informieren, besteht diese Erheblichkeit in der Regel nicht. So entschied unter anderem das OLG Düsseldorf, das im Falle von unterlassenen Pflichtangaben im Geschäftsbriefen ein (erheblicher) Wettbewerbsverstoß erst dann in Betracht kommt, wenn das abgemahnte Unternehmen die Angabe zur „Tarnung“ unterließ, um zivilrechtlichen Ansprüchen zu entgehen.

Ein Beispiel: In Rahmen eines gerichtlichen Verfahren mussten wir beispielsweise jüngst über die Erheblichkeit entscheiden. Wir vertreten eine am Markt etablierte und auf Vertrieb ausgerichtete Hamburger Firma, die sich gegen vielfache wettbewerbswidrige Handlungen einer unmittelbaren Konkurrentin zur Wehr setzt. Diese Konkurrentin generiert seit Monaten mit sogenannten „Lockangebote“ Verträge, was für sich bereits einen erheblichen Verstoß gegen fairen Wettbewerb darstellt. Hinzutreten weitere Rechtsverletzungen, wie unter anderem falsche Widerrufsbelehrungen, die unsere Mandantin geltend macht und weitere geltend machen könnte.

So könnte sie auch fehlende Pflichtangaben in Auftragsbestätigungen und Versandinformationen der beklagten Konkurrentin rügen. Wir haben jedoch im Interesse unserer Mandantin entschieden, diesen Aspekt nicht erweiternd in die Klage einzubeziehen, weil sich unter Zugrundelegung der diesbezüglich vorherrschenden Rechtsprechung die Erheblichkeit dieser ständig unterlassenen Pflichtangaben nicht rechtssicher bejahen lässt.

Dieses Beispiel zeigt, dass trotz etwa drei nachweislichen Wettbewerbsverstößen der fünfte, nämlich die Geschäftsbriefe betreffend, keine Erheblichkeit begründen dürfte. Das Risiko einer begründeten Abmahnung schätzen wir also als gering ein, solange die unterlassene Pflichtangabe nicht dem Zweck dient, die Unternehmensidentität zu verschleiern.

Abschließende Empfehlung

Zusammenfassend empfehlen wir, die Pflichtangaben stets im elektronischen Geschäftsverkehr vorzunehmen, um Zwangsgelder und mögliche zivilrechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Die Pflichtangaben sollten zudem als vertrauensbildende Maßnahme betrachtet werden. Das bedeutet, sie sollten stets in Geschäftsbriefen enthalten und klar erkenntlich sein, um Geschäftspartnern, potentiellen Kunden und Verbrauchern Kontaktmöglichkeiten mitzuteilen. Das lässt die Geschäftsbriefe seriös und damit das Unternehmen vertrauensvoll erscheinen, was das „Geschäft“ grundsätzlich fördert.