Kosten bei der GmbH-Gründung
Wer zahlt Notarkosten und Registergebühren beim Startup?
Beim Gründen eines Unternehmens fallen bereits einige Gründungskosten an, bevor der erste Euro Umsatz gemacht wurde. Stammkapital ist zwar vorhanden, aber darf man sich daran bedienen?
Bereits vor dem eigentlichen Start der unternehmerischen Tätigkeit entstehen den Gründern bzw. der GmbH Kosten. Doch wer trägt diese? Können Gründer entstandene Kosten auf die GmbH umlegen? Wenn ja, was muss beachtet werden?
Eine ganz aktuelle Entscheidung des OLG Schleswig vom 21.2.2023 – 2 Wx 50/22 zeigt, dass die Gründungskosten ein immerwährendes Thema für Gründer, Startups und Notare sind und sie so manche Gründung ins Stocken bringen.
Handelsregister - Keine Eintragung der GmbH wegen fehlerhafter Satzung
Im Fall des OLG Schleswig bemängelte das Registergericht die vom Notar beurkundete Satzung der GmbH. Konkret ging es um folgende (sinngemäße) Regelung, die sich in vielen Satzungen und Mustersatzungen von Startups finden lässt:
„Die Gesellschaft trägt die Kosten und Steuern dieses Vertrages und seiner Durchführung bis zu einem Höchstbetrag von 2.500 Euro.“
Das Registergericht erachtete den Mangel als so gravierend, dass es die Eintragung der GmbH in das Handelsregister verweigerte. Die Gläubiger der GmbH könnten nicht erkennen, welche Gelder der GmbH bereits im Gründungsstadium entzogen werden. Die Gründung der GmbH lag damit erst einmal auf Eis. Warum?
Aufgabe & Funktion des Handelsregisters bei Gründung einer GmbH
Wichtig zu wissen ist zunächst, welche Rolle dem Handelsregister bzw. dem Registergericht zukommt. Das Handelsregister selbst ist ein vom Amtsgericht geführtes öffentliches Verzeichnis, das Informationen über Unternehmen und Kaufleute enthält. Das Handelsregister ist unter www.handelsregister.de für jedermann in weiten Teilen kostenlos einsehbar. Geführt wird das Handelsregister vom Registergericht, das eine „Abteilung“ des betreffenden Amtsgerichts ist.
Was macht das Handelsregister bei der Gründung einer GmbH? Bei der Gründung einer GmbH werden die Gründungsunterlagen (v.a. Satzung, Beschluss zur Bestellung der Geschäftsführer) zusammen mit der formalen Anmeldung zum Registergericht eingereicht. Dieses prüft dann die Unterlagen. Wie genau das Registergericht prüfen muss und vor allem auch prüfen darf, ist noch nicht endgültig geklärt. Klar ist wohl, dass das Registergericht aka Handelsregister zumindest eine grobe Prüfung der Regelungen der Satzung auf ihre Übereinstimmung mit den rechtlichen Anforderungen vornehmen darf.
Gründungskosten, Gründungsaufwand & Gründerlohn beim Startup
Das GmbH-Gesetz enthält keine Regelung zu den Gründungskosten einer GmbH, zu denen gewöhnlich die Kosten für Rechtsanwalt, Notarkosten und die Kosten für die Eintragung der GmbH in das Handelsregister gerechnet werden.
Anerkannt ist allerdings, dass die Regelung der Gründungskosten aus § 26 Abs. 2 AktG für AG auch für GmbH – Startups anzuwenden ist:
„Der Gesamtaufwand, der zu Lasten der Gesellschaft an Aktionäre oder an andere Personen als Entschädigung oder als Belohnung für die Gründung oder ihre Vorbereitung gewährt wird, ist in der Satzung gesondert festzusetzen.“.
Wichtig zu wissen ist, dass die Regelung in engem Zusammenhang mit dem Gläubigerschutz und (historisch) mit dem sogenannten Gründerlohn steht. Der Reihe nach: Das bei Gründung der GmbH von den Gründern aufzubringende Stammkapital dient dem Schutz der Gläubiger des Startups. Dieses soll, so zumindest die Theorie, den Gläubigern ein Mindestmaß an Schutz bieten. Damit dies funktioniert, soll das Stammkapital nicht bereits vor dem eigentlichen Start (teilweise) verbraucht sein. In den frühen Zeiten des Aktienrechts und GmbH-Rechts war es nicht unüblich, dass sich die Gründer sogleich bei Gründung am Stammkapital bedienten – z.B. über den Umweg einer in die eigene Tasche fließenden Servicegebühr für die Gründung - daher das Wort „Gründerlohn“.
GmbH-Satzung: Gründungskosten für Notar & Registereintragung konkret benennen!
Das Startup im Fall des OLG Schleswig meinte, alles richtig gemacht zu haben. Die Satzung stelle doch klar, dass bis zu / nicht mehr als 2.500 EUR bei der Gründung für Kosten und Steuern verwendet werden dürfen („Die Gesellschaft trägt die Kosten und Steuern dieses Vertrages und seiner Durchführung bis zu einem Höchstbetrag von 2.500 Euro.“).
Das OLG Schleswig meinte indes, dass das Startup die Sache nur halb richtig gemacht habe. Notwendig sei, dass in der Satzung
- die von der GmbH zu tragenden Kosten nach ihrer Art einzeln aufgeführt werden und
- der von der GmbH zu tragende Gesamtbetrag konkret benannt wird.
Beide Punkte entsprechen jedenfalls im Ausgangspunkt wohl der überwiegenden Auffassung. Die Satzung soll zum einen erkennen lassen, für welche konkrete Art von Kosten – Rechtsanwalt, Notar, Registergebühren ... - das Stammkapital verwendet werden darf. Die Satzung soll zum anderen erkennen lassen, welcher Gesamtbetrag (in Euro) für die Gründungskosten verwendet werden darf. Unklar ist, ob für letzteres ein fester (ggf. geschätzter) Betrag notwendig ist oder die Nennung eines Maximalbetrages („bis zu“) ausreichend ist.
Im Gegensatz zur üblichen Praxis forderte das OLG Schleswig allerdings auch, dass die Satzung die einzelnen Kostenarten auch mit konkreten Zahlen, ggf. Schätzzahlen, zu beziffern habe („Benennung und Bezifferung der einzelnen Kostenpositionen“).
Das verwundert sehr, da selbst im Aktienrecht eine solche Bezifferung der einzelnen Kostenpositionen in der Satzung wohl nicht verlangt wird. Bei einer AG erfolgt zwar eine Bezifferung einzelner Kostenpositionen (Kostenarten). Diese Bezifferung erfolgt aber in einem separaten Gründungsdokument, d.h. jedenfalls nicht in der Satzung der Gesellschaft.
Take-Aways für die Gründer - Praxis
Klar ist, dass die Regelung in der Satzung zu den Gründungskosten mindestens einen (Maximal-)Gesamtbetrag in EUR beziffern sollte und auch die einzelnen Kostenarten (Anwalt, Notar, Registergebühren) benennen sollte.
Unsicher bleibt, ob - wie das OLG Schleswig meint - auch die einzelnen Kostenarten einzeln beziffert werden müssen. Wollen Gründer und Startups 100% sicher gehen, empfiehlt sich wie im Aktienrecht die Einreichung eines separaten Dokuments zum Registergericht mit einer Auflistung der geschätzten Einzelkosten …
Mehr zu Gründung und Startups auf unseren Sonderseiten.