Medienrecht, IT-Recht

Typische Fehler in IT-Projekten

Wie ein guter IT-Projektvertrag das Scheitern verhindern kann

Ein Beitrag von Rechtsanwalt Alexander Metzler, LL.M.

Laut wiederkehrender Erhebungen werden nur etwa 30% aller IT-Projekte erfolgreich abgeschlossen. In etwa der Hälfte aller Projekte entstehen Streitigkeiten, da nicht alle Anforderungen und Zielvorgaben erreicht werden. Und in etwa 25% aller IT-Projekte kommt es zum worst case für beide Seiten – einem Projektabbruch.

In diesem Beitrag wollen wir die häufigsten Gründe für ein Scheitern beleuchten und Ihnen Wege aufzeigen, wie diesen Herausforderungen durch vorausschauende Planung und eine geschickte Gestaltung des IT-Projektvertrages begegnet werden kann. Denn die Weichen für den Erfolg oder Misserfolg eines Projektes stellen sich oftmals bereits vor Beginn eines Vorhabens.

Vorausschauend handeln: kein Projekt ohne Vertrag beginnen

In der anwaltlichen Praxis begegnet uns immer wieder die Situation, dass Projekte ohne einen Vertrag hierüber begonnen werden. Dies betrifft nicht nur kleinere und vermeintlich überschaubare Projekte wie die Gestaltung einer Webseite, sondern leider auch umfangreichere Entwicklungsvorhaben mit einem sechsstelligen Projektvolumen.

Ein IT-Projektvertrag schnürt für beide Seiten die „Spielregeln“: Er legt den Leistungsumfang und hält die wechselseitigen Erwartungen fest, kann Abläufe für die Projektdurchführung beschreiben und Verantwortlichkeiten klären. Für den Erfolg eines Projekts ist daher eine vorbereitende Planung, die in die Vertragsgestaltung einfließt, von immenser Bedeutung. Auch wenn beide Seiten oftmals sofort mit einem IT-Projekt loslegen wollen, sollte nicht vergessen werden, dass die anfängliche Euphorie sich schnell legt, wenn Schwierigkeiten auftreten.

Out of scope, out of budget

Ein häufiger Grund für ein Scheitern liegt darin, dass die Vorstellungen der Parteien – Auftraggeber auf der einen, das Entwicklerstudio auf der anderen Seite – nicht hinreichend erfasst werden. Fehlen klare und detaillierte Leistungsbeschreibungen, also die Definition des Scope, führt dies schnell dazu, dass die beiderseitige Budgetplanung nicht mehr tragfähig ist.

In klassischen Projekten nach dem Waterfall-Modell werden die Anforderungen und Funktionalität der Software zunächst vom Auftraggeber in einem Lastenheft definiert, welches in einem nächsten Schritt von Seiten des Auftragnehmers in ein Pflichtenheft überführt wird. Letzteres beschreibt somit, auf welcher technischen Basis und auf welche Weise die gewünschten Features umgesetzt werden.

In agilen Softwareprojekten wird zwar oftmals auf die Ausarbeitung von Lasten- und Pflichtenheft verzichtet. Hier kommt daher dem Product Backlog eine besondere Bedeutung zu, da darin die Anforderungen an die Software zumindest grob definiert werden. Es vereint somit wesentliche Elemente beider Hefte und muss von den Parteien bereits im Zuge der Projektplanung gewissenhaft vorbereitet werden. Bereits an dieser Stelle sollten auch Akzeptanzkriterien definiert werden, um zu beschreiben, unter welchen Bedingungen eine umgesetzte Anforderung als fertiggestellt („done“) gelten soll.

In jedem Fall sollten die festgelegten Anforderungen ein Vertragsgegenstand werden, da sich die Umsetzung hieran messen und bewerten lässt. Je offener die Anforderungen formuliert werden, desto größer ist das Streitpotenzial, wenn die Ziele und Erwartungen nicht erreicht werden.

Kommunikationsproblemen durch klare Leistungsbeschreibungen vorbeugen

Vor allem die klassischen Waterfall-Projekte bergen die erhebliche Gefahr, dass sich zu Projektbeginn definierte Anforderungen im Laufe des Projekts verändern, etwa weil sich der Projektfokus verschiebt. Hier kann die agile Softwareentwicklung ein guter Ansatz sein, um flexibel zu reagieren. Auf Ebene der beteiligten Projektleiter sollte eine fortlaufende Kommunikation stattfinden, um Änderungswünsche frühzeitig mitzuteilen, Aufwandsschätzungen zu hinterfragen und neu zu bewerten.

Bei der Vertragsgestaltung ist daher darauf zu achten, dass ein klares und griffiges System für Change Requests, also für Änderungen des anhand der Leistungsbeschreibung definierten Scopes, festgelegt ist. Dies kann verhindern, dass Zurufe wie „nur noch eine Sache“ oder „das kann man doch schnell“ zum sogenannten Scope Creep, also dem unkontrollierten Ausufern des Projektes, führen, der sich wie eine Lawine auswirken kann und die ursprüngliche Zeit- und Budgetplanung obsolet werden lässt.

Eindeutige Entscheidungspfade statt unklarer Verantwortlichkeiten

Für eine strukturierte Projektplanung und die erfolgreiche Durchführung ist es von immenser Bedeutung, dass auf beiden Seiten die personellen und organisatorischen Verantwortlichkeiten definiert werden.

Daher müssen die verantwortlichen Personen vertraglich festgelegt werden, die im Laufe eines Projekts verbindliche Entscheidungen treffen können. Eindeutige Entscheidungspfade sind für eine strukturierte Projektsteuerung sinnvoll, vor allem zur Klärung und Behandlung von Änderungswünschen, auftretenden Unklarheiten und Problemen.

Ein erfolgsorientierter IT-Vertrag muss daher die individuellen und gelebten Strukturen auf beiden Seiten berücksichtigen und abbilden. Er darf auch nicht nach Unterzeichnung in der Schublade verschwinden, sondern sollte die Grundlage für ein beiderseitiges Vertrags-Controlling sein.

Schon vor dem Ernstfall: Strategien zum Eskalationsmanagement und für die Streitschlichtung parat haben

Ein wesentlicher, aber oftmals übersehener Bestandteil von IT-Projektverträgen ist ein System des Eskalationsmanagements. Dadurch lassen sich, vor allem in größeren Organisationseinheiten, klare Wege festlegen, wie mit Schwierigkeiten in einem Projekt frühzeitig umgegangen wird. Dies fördert die Kommunikation und Projektkultur und kann ein Scheitern verhindern, da Stolpersteine aufgelöst werden können, bevor sie sich in Streitigkeiten verfestigen.

Kommt es dennoch zu vermeintlich unauflöslichen Konflikten, so kann eine vertraglich festgelegte Streitschlichtung den worst case, also einen Projektabbruch, verhindern. Vor allem in komplexen Projekten kann es sinnvoll sein, eine Schlichtungsstelle anzurufen, die über Sachverstand in IT-rechtlichen Angelegenheiten verfügt. Denn der Weg zu Gericht kann für beide Seiten oftmals unbefriedigend werden, da die ordentliche Gerichtsbarkeit (leider) über wenig Erfahrungen und Ressourcen verfügt, um einen Streit zielführend zu entscheiden.

Anwaltliche Leistungen beim IT-Projektvertrag

Als im IT-Recht erfahrene Anwälte begleiten wir Sie in jedem Projektstadium: von den anfänglichen Verhandlungen über die Vorbereitung und Verhandlung Ihrer Projektverträge bis zur Durchsetzung der Ansprüche im Streitfall.

Wir stehen Ihnen gerne zur Seite, um die individuellen Anforderungen an Ihr Projekt vertraglich zu erfassen, was vor allem bei der agilen Softwareentwicklung von essenzieller Bedeutung für ein erfolgreiches Projekt ist.

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