Rechnungsberichtigung

Strategische Steuerberatung für Unternehmen

Mit der Rechnung rechnet der Unternehmer über gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen ab. Unterlaufen bei der Rechnungsausstellung Fehler, kann dies sowohl für den Unternehmer als auch für den Kunden zu Problemen führen. Der Unternehmer muss zu viel ausgewiesene Umsatzsteuer (ggf. auch als Mehrwertsteuer ausgewiesen) – auch, wenn sie gesetzlich nicht geschuldet ist – dennoch ans Finanzamt zahlen. Der Kunde wiederum hat aus zu viel gezahlter Umsatzsteuer häufig keinen Vorsteuerabzug. 

Um diese Probleme zu beseitigen, müssen Unternehmer eine fehlerhafte Rechnung selbst berichtigen. Grundsätzlich erfolgt die Rechnungsberichtigung daher durch den Rechnungsaussteller.

Auf dieser Seite erklären wir Ihnen, worauf Sie bei der Rechnungskorrektur achten müssen.

Wann ist eine Rechnungsberichtigung erforderlich?

Wird in einer Rechnung ein Umsatzsteuerbetrag ausgewiesen, wird dieser nach § 14c UStG gegenüber dem Finanzamt auch geschuldet, sofern ein unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis vorliegt. Dies gilt unter anderem, wenn:

•  bei steuerpflichtigen Leistungen eine höhere als die geschuldete Steuer ausgewiesen wurde;

•  Steuer ausgewiesen wird, obwohl der Leistungsempfänger die Steuer schuldete („Reverse Charge“);

• Steuer bei steuerfreien Leistungen ausgewiesen wurde;

• Leistungen gar nicht der deutschen Umsatzsteuer unterliegen (z. B. unentgeltlich oder im Ausland steuerbar), aber mit Steuer abgerechnet wurde;

• ein Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweist;

• eine Privatperson über eine Leistung mit Umsatzsteuer abrechnet, oder

• eine Leistung tatsächlich gar nicht erbracht wurde, hierüber aber mit Umsatzsteuer abgerechnet wurde.

Rechnungsergänzung und Korrektur sonstiger Fehler

Auch solche Fehler, die sich nicht direkt auf die Umsatzsteuer auswirken, können und sollten korrigiert werden. Diese rein formellen Fehler, die zum Beispiel Namen oder Anschrift des Rechnungsausstellers bzw. -empfängers, das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer oder die Beschreibung der Leistung betreffen, können auf unterschiedliche Weise berichtigt werden. 

Zum einen kann der Unternehmer eine neue Rechnung ausstellen, die ausdrücklich als Berichtigung der ursprünglichen falschen Rechnung gekennzeichnet ist. Neben einem Verweis auf die ursprüngliche Rechnung (z.B. durch Rechnungsdatum und Rechnungsnummer) muss die neue berichtigte Rechnung alle korrigierten Angaben enthalten.

Zum anderen kann eine Korrektur der falschen oder fehlenden Angaben auch durch ein Ergänzungsschreiben erfolgen. In diesem Fall bleibt zwar die ursprüngliche Rechnung bestehen, wird aber durch ein separates Dokument ergänzt, das alle relevanten Korrekturen oder Ergänzungen enthält. Auch und insbesondere bei diesem Vorgehen muss ein deutlicher Zusammenhang zur ursprünglichen Rechnung durch Verweis auf Rechnungsnummer und -datum hergestellt werden.

Rückwirkung der Berichtigung

Eine Rechnungsberichtigung entfaltet ihre Wirkung abhängig von der Art der Berichtigung rückwirkend oder erst im Zeitpunkt der Berichtigung. Beispielsweise werden Änderungen an der ausgewiesenen Umsatzsteuer erst im Zeitpunkt der Berichtigung wirksam. Wenn jedoch Berichtigungen vorgenommen werden, die lediglich formelle Mängel in der Rechnung heilen, bleibt die Rechnung in ihrer ursprünglichen umsatzsteuerlichen Wirkung unverändert bestehen, dies wird rückwirkende Rechnungsberichtigung genannt.

a. Rückwirkende Rechnungsberichtigung

Eine Rechnungsberichtigung wirkt rückwirkend, wenn sie lediglich formelle Fehler behebt, die keinerlei Auswirkungen auf die Umsatzsteuerschuld oder auf den Vorsteuerabzug haben. Grund dafür ist ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH, Urteil vom 15.09.2016 – C-518/14), das auch der deutsche Bundesfinanzhof (BFH, Az. V R 26/15) in seiner Rechtsprechung übernommen hat. 

Infolgedessen kann auch eine Rechnung, deren Pflichtangaben fehlerhaft sind, bereits den Vorsteuerabzug ermöglichen, sofern die fehlerhaften Angaben nachträglich rückwirkend berichtigt werden – vorausgesetz, dieRechnung ist berichtigungsfähig. Die Korrektur wirkt dann auf den Zeitpunkt der Rechnungsstellung zurück.

Dies bringt gewisse Vorteile für die Beteiligten mit sich: Auf Seiten des Rechnungsempfängers bleibt der Vorsteuerabzug für den betroffenen Besteuerungszeitraum erhalten. Außerdem entstehen keine Verzugszinsen oder Nachforderungen des Finanzamts.

Wichtig: Die Rückwirkung gilt nur, wenn die ursprüngliche Rechnung die erforderlichen Mindestangaben enthält, darunter Leistungsempfänger, Leistungserbringer, Leistungsbeschreibung, Entgelt, gesondert ausgewiesene Steuer.

b. Zeitpunktbezogene Rechnungsberichtigung

Eine zeitpunktbezogene Berichtigung liegt dagegen vor, wenn Fehler behoben werden, die den ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrag betreffen. In diesem Fall tritt keine Rückwirkung ein – die Berichtigung wirkt tatsächlich erst im Zeitpunkt der Rechnungskorrektur. Aus diesem Grund kann vorher noch kein Vorsteuerabzug vorgenommen werden. Dies führt wiederum dazu, dass Verzugszinsen anfallen können, sofern ein Vorsteuerabzug erst verspätet stattfinden kann.

Checkliste für eine korrekte Rechnung

Die allermeisten Rechnungen müssen alle Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG beinhalten, darunter insbesondere die folgenden:

1. Name und Anschrift von Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger

2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

3. Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer

4. Liefer- bzw. Leistungsdatum

5. Art und Menge der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der erbrachten Leistung

6. Netto-Betrag und Steuerbetrag mit Steuersatz

7. Brutto-Gesamtbetrag

Andere Anforderungen können beispielsweise gelten für Kleinbetragsrechnungen (bis 250 EUR brutto).

Selbstanzeige

Eine Selbstanzeige kann unter Umständen erforderlich sein, um sich vor weitreichenden strafrechtlichen Konsequenzen zu schützen. Dies gilt für solche Fälle, wenn neben der zu wenig gemeldeten und abgeführten Umsatzsteuer auch ein vorsätzliches Verhalten des Steuerpflichtigen vorliegt.