Wenn Geschäftsabschlüsse scheitern

Manchmal sind Verträge trotz Unterschrift unwirksam. Jeder Geschäftsführer und Geschäftsmann sollte die Mechanismen der gängigen Vertretungsregeln kennen, da ein Vertragsschluss mit einem unbefugten Vertreter dazu führen kann, dass das gesamte Geschäft rechtlich unwirksam ist. Überdies können Fehler von Geschäftsführern bei wichtigen Geschäftsabschlüssen sogar zur Managerhaftung führen. Daher geht es hier um nichts weniger als wichtiges Geschäftsführer-Basiswissen.

Zwar ist allgemein bekannt, dass die GmbH durch ihre Geschäftsführer vertreten wird. In der Praxis liegen die Risiken jedoch im Detail: bei mehreren Geschäftsführern, bei Prokuristen oder bei internen Beschränkungen kann die Rechtslage schon mal sehr komplex ausfallen.

Geschäftsführung und Handelsregister: Wer darf unterschreiben?

Für Außenstehende ergeben sich die Vertretungsverhältnisse aus dem Handelsregister. Ein Blick dorthin ist bei wichtigen Geschäftsabschlüssen oft zwingend.

Hat die Gesellschaft nur einen Geschäftsführer, vertritt dieser die GmbH grundsätzlich allein. Bei mehreren Geschäftsführern gilt gesetzlich Gesamtvertretung, sofern der Gesellschaftsvertrag nichts anderes bestimmt. Das bedeutet: Zwei Geschäftsführer müssen gemeinsam handeln, um die GmbH wirksam zu verpflichten. Der Gesellschaftsvertrag kann jedoch Einzelvertretungsbefugnis vorsehen und zwar für alle oder für bestimmte Geschäftsführer. Ebenso möglich ist eine gemischte Vertretungsregelung, etwa: ein Geschäftsführer gemeinsam mit einem Prokuristen.

Ist Gesamtvertretung vorgesehen, kann ein einzelner Geschäftsführer die GmbH nicht allein wirksam binden. Soll im Einzelfall nur ein Geschäftsführer den Vertrag abschließen, bedarf es einer wirksamen Bevollmächtigung für das konkrete Geschäft. Eine abstrakte interne Abstimmung ersetzt grundsätzlich die organschaftliche Vertretungsregelung nicht.

Prokura und Handlungsvollmacht: Weitreichend, aber nicht grenzenlos

Neben den Geschäftsführern kann die GmbH Prokuristen bestellen. Die Prokura verleiht eine sehr umfassende Vertretungsmacht für alle Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften, die der Betrieb eines Unternehmens mit sich bringt. Auch die Prokura findet sich im Handelsregister eingetragen, das von den Vertragspartnern jederzeit online unter www.handelsregister.de eingesehen werden kann.

Nicht umfasst sind allerdings sogenannte Grundlagengeschäfte der Gesellschaft, etwa Änderungen des Gesellschaftsvertrags, wie Firmenänderung oder eine Umwandlung. Auch Anmeldungen zum Handelsregister sind für Prokuristen tabu. Die Veräußerung oder Belastung von Grundstücken ist nur zulässig, wenn der Prokurist hierzu ausdrücklich ermächtigt wurde.

Darunter angesiedelt ist die Handlungsvollmacht. Sie ist flexibler, inhaltlich beschränkbar und wird nicht ins Handelsregister eingetragen. Für Vertragspartner bedeutet das: Die Vertretungsmacht ist nicht ohne Weiteres nach außen dokumentiert.  

Für Vertragspartner empfiehlt es sich bei größeren Geschäften, die auf der Grundlage einer Vollmacht erfolgen, die Vorlage der Vollmachtsurkunde zu verlangen. Eine Außenvollmacht wirkt gegenüber Dritten grundsätzlich fort, bis die Urkunde zurückgegeben oder für kraftlos erklärt wird. Wird eine Vollmachtsurkunde vorgelegt, kann der Vertragspartner darauf vertrauen, dass das Geschäft wirksam zustande kommt.

Das Risiko der Mehrfachvertretung

Ein klassischer Fallstrick ist das Verbot des Selbstkontrahierens (sog. Insichgeschäft), dass das Gesetz in § 181 BGB vorschreibt. Danach darf ein Vertreter grundsätzlich kein Geschäft zwischen der GmbH und sich selbst oder zwischen zwei von ihm vertretenen Gesellschaften abschließen.

Eine Befreiung von diesem Verbot ist möglich und wird regelmäßig im Handelsregister eingetragen. Fehlt eine solche Befreiung, kann das Geschäft unwirksam sein.

Bei gesellschaftsrechtlichen Verflechtungen gewinnt § 181 BGB schnell eine Eigendynamik, die eine rechtssichere Prüfung ohne Expertenwissen kaum möglich macht. Besonders bei Konzernstrukturen oder Joint Ventures, in denen dieselben Personen in mehreren Tochtergesellschaften als Geschäftsführer oder Prokuristen fungieren, greift § 181 BGB in seiner zweiten Variante (der Mehrvertretung) massiv ein. Hier muss für jede beteiligte Person und jede betroffene Gesellschaft einzeln geprüft werden, ob eine ausdrückliche Befreiung im Handelsregister eingetragen ist oder ob eine solche Befreiung wirksam in einer Vollmacht weitergegeben wurde.

Die Schwierigkeit liegt oft im Detail. Eine Befreiung kann beispielsweise nur für eine der beiden Alternativen von § 181 BGB gelten, was für Laien aus den Registereinträgen nicht immer sofort ersichtlich ist. Zudem dürfen Unterzeichner einer Vollmacht eine Befreiung von § 181 BGB nur dann wirksam an Dritte erteilen, wenn sie selbst über eine entsprechende Befreiung verfügen. Aufgrund dieser rechtlichen Kaskaden und der drohenden Unwirksamkeit des gesamten Geschäfts ist es in derartigen Konstellationen nicht nur ratsam, sondern oft unumgänglich, spezialisierte Rechtsanwälte einzuschalten, um die Vertretungskette lückenlos zu validieren.

Interne Beschränkungen: das sollten Sie wissen

Nicht jede interne Beschränkung hat Auswirkungen auf die Wirksamkeit eines Vertrags.

Zustimmungsvorbehalte in den Unternehmensverträgen oder interne Weisungen betreffen grundsätzlich nur das Innenverhältnis zwischen Geschäftsführer und Gesellschaft. Überschreitet der Geschäftsführer solche internen Grenzen, bleibt das Geschäft im Außenverhältnis in der Regel wirksam. Der Geschäftsführer kann sich zwar haftbar machen, wenn er interne Beschränkungen ignoriert, der abgeschlossene Vertrag ist trotzdem wirksam und der Vertragspartner geschützt.

Eine Ausnahme gilt nur bei kollusivem Zusammenwirken oder bei einem evidenten Missbrauch der Vertretungsmacht. Hat also der Vertragspartner positive Kenntnis vom Missbrauch der Vollmacht eines Geschäftsführers oder drängt sich dieser dem Vertragspartner geradezu auf, führt das zur Unwirksamkeit des Vertrags.

Risiken der Sorglosen

Werden die Vertretungsverhältnisse leichtfertig ignoriert, drohen dem Vertragspartner schwerwiegende Konsequenzen, die weit über bloße bürokratische Hürden hinausgehen. Das Hauptrisiko besteht darin, dass der Vertrag mangels wirksamer Vertretung schwebend unwirksam ist. Verweigert die GmbH im Nachhinein die Genehmigung des Geschäfts, kommt kein wirksamer Vertrag zustande. In der Folge können keine Ansprüche auf Leistung oder Schadensersatz gegen die Gesellschaft geltend gemacht werden, was insbesondere bei bereits erbrachten Vorleistungen oder langfristigen Projektplanungen zu massiven finanziellen Verlusten führen kann.

Darüber hinaus rückt bei einem unwirksamen Geschäft die persönliche Haftung der handelnden Person in den Fokus. Wer einen Vertrag für eine GmbH unterzeichnet, ohne dazu berechtigt zu sein, haftet dem Geschäftspartner gegenüber unter Umständen als sogenannter Vertreter ohne Vertretungsmacht persönlich auf Erfüllung oder Schadensersatz. Während dies auf den ersten Blick wie eine Absicherung wirkt, erweist sich die Durchsetzung von Ansprüchen gegen Privatpersonen in der Praxis oft als schwierig und langwierig.

Überdies führen Probleme mit Vollmachten oft auch zur Geschäftsführerhaftung. Handelt ein Geschäftsführer unter Überschreitung interner Beschränkungen, bleibt das Geschäft nach außen zwar wirksam, doch er macht sich gegenüber seiner eigenen Gesellschaft schadensersatzpflichtig.

Ihre Checkliste für den nächsten Vertragsabschluss 

Damit Sie bei künftigen Vertragsverhandlungen nicht nur auf Ihr Bauchgefühl vertrauen müssen, haben wir die wesentlichen Prüfungsschritte in einer Checkliste zusammengefasst. Diese dient Ihnen als Leitfaden, um die Vertretungsmacht Ihres Gegenpols systematisch zu verifizieren. Wer mit einer GmbH kontrahiert und bedeutende Verträge abzuschließen beabsichtigt, sollte diese Dinge beachten:

• Handelsregisterauszug mit der Vertretungsregelung
• Einzel- und Gesamtvertretung prüfen
• Umfang einer etwaigen Prokura oder Vollmacht überprüfen
• Liegt eine Befreiung nach § 181 BGB im Fall des Verbots der Mehrfachvertretung vor?

Gescheiterte Geschäftsabschlüsse können auf formalen Fehlern bei der Vertretung beruhen. Ein kurzer, sorgfältiger Blick auf die Vertretungslage kann daher erhebliche Risiken vermeiden.