Freiberufler: Steuern und Buchhaltung

Selbständige natürliche Personen betreiben grundsätzlich entweder ein Gewerbe oder arbeiten in einem sogenannten freien Beruf. Die Unterscheidung zwischen gewerblicher und freiberuflicher Tätigkeit ist wichtig, da für die freien Berufe einige Besonderheiten gelten.

Für freie Berufe ist beispielsweise keine Gewerbeanmeldung erforderlich. Neben der Einkommensteuer und unter bestimmten Umständen auch der Umsatzsteuer müssen Freiberufler insbesondere keine Gewerbesteuer zahlen. Darüber hinaus gelten für freiberuflich tätige Personen weitere Erleichterungen. Die gelten Grundsätze gelten auch für Personengesellschaften (z. B. Arztpraxen oder Architektenbüros), wobei in diesen Fällen weitere Besonderheiten zu beachten sind.

Leistungen für Freiberufler und freiberuflich tätige Personengesellschaften

Abgrenzung zum Gewerbe (insbesondere Gewerbesteuerpflicht)

Freiberuflich Tätige unterliegen nicht der Gewerbesteuer und müssen weniger Auflagen erfüllen als Gewerbetreibende. Ob eine Tätigkeit den Freien Berufen zugeordnet werden kann, entscheidet das Finanzamt je nach Einzelfall. § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG enthält einen Katalog Freier Berufe wie z.B. Journalist, Rechtsanwalt oder Arzt. Als wesentliches Abgrenzungsmerkmale einer freiberuflichen gegenüber einer gewerblichen Tätigkeit zählen die eigenen Fachkenntnisse und die persönliche Arbeitsleistung. Weitere Kriterien zur Abgrenzung liefert u.a. § 1 Abs. 2 PartGG sowie die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes. Schwierigkeiten bereitet die Abgrenzung insbesondere bei neu entstandenen Medienberufen.

Für eine Klärung ist das Finanzamt zuständig. Zu beachten ist, dass allgemein gehaltene Auskunft des Finanzamtes stets unverbindlich ist. Im Zweifel kann beim Finanzamt eine verbindliche Auskunft beantragt werden, die jedoch aufwendig und kostenpflichtig ist.

Mehr zu den Begrifflichkeiten rund um freie Mitarbeit und Freiberuflichkeit finden sie hier.

Einkommensteuer, Freibetrag, Gewinnermittlung

Alle Einkünfte über dem Steuergrundfreibetrag in Höhe von 9.000 (Grundfreibetrag für ledige im Jahr 20108) unterliegen grundsätzlich der Einkommensteuer. Eine Steuererklärung muss jedoch jeder Freiberufler abgeben - auch wenn sein Gewinn unter dem Freibetrag bleibt. Erleichterungen sind jedoch für die Gewinnermittlung vorgesehen. Ungeachtet von der Höhe der Umsätze oder der Gewinne müssen Freiberufler grundsätzlich keine Bilanzen erstellen. Die Gewinnermittlung erfolgt durch eine Einnahme-Überschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG.

Die Einnahmen-Überschussrechnung ist eine stark vereinfachte Methode zur Gewinnermittlung. Grundlage der Einnahmenüberschussrechnung bilden alle jährlich anfallenden betrieblichen Einnahmen und Ausgaben. Die Einnahmen-Überschussrechnung stellt beide Posten einander gegenüber und ermittelt dadurch den Gewinn bzw. Verlust aus der Tätigkeit. Zu beachten ist jedoch, dass sich die sogenannte Buchführungspflicht aus weiteren Gesetzen ergeben kann.

Fehler bei der Steuererklärung kommen spätestens im Rahmen der regelmäßigen durch das Finanzamt durchgeführten Betriebsprüfungen zum Vorschein. Gegebenenfalls erlässt das Finanzamt einen neuen Steuerbescheid und verlangt den Ausgleich zu wenig gezahlter Steuern zuzüglich Zinsen. Wer Einnahmen wissentlich verschweigt oder falsche Angaben macht, begeht eine strafbare Steuerhinterziehung. Die Einkommensteuererklärung ist bis zum 31. Mai des Folgejahres abzugeben. Wer sich eines Steuerberaters bedient hat Zeit bis zum 31. Dezember. Sowohl Gewerbetreibende als auch Freiberufler sind verpflichtet, die Steuererklärung in elektronischer Form an das Finanzamt zu übermitteln. Die Abgabe der Steuererklärung in Papierform wird vom Finanzamt nur noch in seltenen Ausnahmen akzeptiert.

Umsatzsteuer, Kleinunternehmer, Voranmeldung

Leistungen von Freiberuflern sind grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig. Jede Rechnung muss daher die gesetzliche Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) in Höhe von i.d.R. 19% gesondert ausweisen.
Nur Kleinunternehmer, die im Vorjahr nicht mehr als EUR 17.500 eingenommen haben und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als EUR 50.000 können selbst entscheiden, ob sie Umsatzsteuer erheben oder nicht.
Freiberufler, die Umsatzsteuer auf ihre Leistung aufschlagen, müssen diese an das Finanzamt abführen und sind gleichzeitig zum Vorsteuerabzug berechtigt - d.h. sie können die selbst z.B. an Lieferanten gezahlte Umsatzsteuer verrechnen.
Die Erklärung der Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt auf dem entsprechenden amtlichen Formular. Regelmäßig ist monatlich (ggf. vierteljährlich) bis zum 10. des Folgemonats - sofern keine Dauerfristverlängerung beantragt ist - eine Umsatzsteuervoranmeldung mit dem ElsterFormular (www.elster.de) online an das Finanzamt zu übermitteln. Die sogenannte "Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten" sollte stets in Erwägung gezogen werden.

Buchhaltung, Belege, Aufbewahrung

Auch Freiberufler trifft unter Umständen eine Pflicht zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen. In jedem Fall haben freiberuflich Tätige eine Pflicht zur Aufzeichnung der Betriebseinnahmen und zur Aufbewahrung der Einnahmenbelege. Auch im Übrigen ist eine ordentliche Buchhaltung stets zweckmäßig - ist sie doch Grundlage für alle betriebswirtschaftlichen Auswertungen für Banken, Leasinggeber, Vermieter u.a. und alle Steuererklärungen und -voranmeldungen. So trägt auch der Freiberufler gegenüber dem Finanzamt die Feststellungs- und Beweislast für betriebliche Ausgaben und steuerbegünstigende Tatsachen, die seine Steuerlast mindern.

Bitte beachten Sie, dass dieser Beitrag der allgemeinen Information dient und eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen kann. Für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte unverbindlich einen unserer Steuerberater in Hamburg, Berlin oder München.

Spezielle steuerliche Informationen für Ärzte und Heilberufe finden Sie hier: Steuerberatung für Ärzte und Arztpraxen

Autoren:

  • Dirk Mahler, Fachanwalt für Steuerrecht und Steuerberater in Berlin
  • Helge Schubert, Fachanwalt für Steuerrecht und Steuerberater in Hamburg
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