Transparenzregister

FAQ zu Meldenpflichten, wirtschaftliche Berechtigte, Eintragungen, Einsicht, Bußgeldern, Anhörungsschreiben des BVA

Das Transparenzregister ist nach den Anfängen zu einem Vollregister erwachsen.  Betroffen sind nicht nur Treuhand-Beteiligungen und Strohmann-Konstellation, sondern jedes Unternehmen und jeder wirtschaftiche Berechtigte. Das Gesetz zum Transparenzregister, das GWG ("Geldwäschegesetz") lässt für die Praxis viele Fragen offen. Deren Gewicht ist angesichts der durchaus drastischen Folgen - hohe Bußgelder, Haftung von Geschäftsführern und Vorständen - nicht zu gering zu schätzen. Die Antworten auf die wichtigsten Fragen der Praxis finden Sie nachfolgend.

 

Unsere Beratungsleistungen

Unsere Beratungsleistungen für Unternehmen, Geschäftsführer, Vorstände, Gesellschafter und Treuhänder

Unsere Berater unterstützen alle Beteiligten - vor allem Geschädftsführer, Vorstände und Gesellschafter - vor allem zu folgenden Themen betreffend das Transparenzregister

  1. Beratung und praktische Unterstützung bei Meldepflichten nach dem GWG
  2. Unterstützung bei Eintragungen im Transparenzregister, Unstimmigkeitsmitteilungen, Einsichtnahme
  3. Beratung und Vertretung bei der Einschränkung von Einsichtnahmen
  4. Beratung zur Löschung von falschen und fehlerhaften Eintragungen im Transparenzregister
  5. Unterstützung bei Anhörungsschreiben des Bundesverwaltungsamt (BVA)
  6. Taktische und rechtliche Vertretung bei Abwehr und Verteidigung zu Bußgeldbescheiden / Bußgeldern
  7. Compliance - Errichtung von Transparenzregister konformen unternehmensinternen Strukturen und Abläufen
  8. Durchsetzung / Abwehr von Haftungsansprüchen gegen Geschäftsführer, Vorstände
  9. Sonderfälle, u.a. Testamentsvollstrecker, Vetorecht, Widerspruchsrecht, Stimmbindungsvereinbarungen, Acting in Concert

Unser hochqualifiziertes und spezialisiertes Team von Rechtsanwälten und Fachanwälten für Gesellschaftsrecht an unseren Standorten in Hamburg, Berlin, München, Frankfurt und Köln berät Sie zu allen Fragen rund um das Transparenzregister.

Für eine unverbindliche Anfrage kontaktieren Sie bitte direkt telefonisch oder per E-Mail einen unserer Ansprechpartner oder nutzen Sie das Kontaktformular am Ende dieser Seite.

Was ist das Transparenzregister?

Das Transparenzregister ist eine elektronische Plattform, die vom Bundesanzeiger geführt wird. Das Transparenzreister soll – wie der Name bereits sagt – Transparenz schaffen. Transparenz soll geschafft werden hinsichtlich der tatsächlich wirtschaftlich Berechtigten von Unternehmen. Der Gesetzgeber erhofft sich hierdurch die Verhinderung von Straftaten, Terrorismus, Korruption und Geldwäsche. So finden sich die gesetzlichen Regelungen im Geldwäschegesetz (GWG - "Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten).

Wer ist vom Transparenzregister betroffen? Wer ist meldepflichtig?

Jeder Unternehmer bzw. jede wirtschaftlich tätige Person ist im Grundsatz vom Transparenzregister betroffen. Konkret sind folgende Unternehmen, Gesellschaften bzw. Gemeinschaften ("Vereinigungen")' grundsätzlich betroffen:

  • Aktiengesellschaften (AG)
  • Societas Europaea (SE)
  • Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA)
  • Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH)
  • kommunale Unternehmen
  • eingetragene Vereine (e.V.)
  • eingetragene Genossenschaft  (eG)
  • rechtsfähige Stiftungen, nichtrechtsfähige Stiftungen
  • Societas Europaea (SE)
  • Offene Handelsgesellschaften (OHG)
  • Kommanditgesellschaften (KG und GmbH & Co KG)
  • Partnerschaftsgesellschaften (PartG)
  • Trusts
  • Erbengemeinschaft
  • Vorgesellschaften
  • nicht: Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR)
  • nicht: börsennotierte Gesellschaften

Aufgrund des Konzepts des wirtschaftlich Berichtigten sind daüber hinaus alle Personen betroffen, die

mehr als 25 Prozent der Gesellschaftsanteile oder der Stimmrechte halten oder auf vergleichbare Weise Kontrolle ausüben (können)

Ebenfalls betroffen können sein, die gesetzlichen Vertreter von den vorgenannten "Vereinigungen", welche in Streubesitzkonstellationen als fiktive wirtschaftliche Berechtigte (zu diesem Begriff nachfolgend) gelten. Insofern sind auch  betroffen:

  • Geschäftsführer
  • Vorstände
  • geschäftsführende Gesellschafter, Partner

Sind auch Ausländer - ausländische Personen, Gesellschafter und Unternehmen - vom Transparenzregister betroffen?

Ja. Soweit eine Mitteilungspflicht zum Transparenzregister besteht, sind auch ausländische Personen, Gesellschafter und Unternehmen verpflichtet, die entsprechenden Informationen zu liefern.

Was müssen Geschäftsführer, Vorstände, (geschäftsführende) Gesellschafter tun?

Das Geldwäschegesetz verpflichtet Leitungsorgane der Gesellschaft - also insbesondere GmbH-Geschäftsführer, Vorstände von nichtbörsennotierten AG / Verein / Genossenschaften/ / Stiftungen und geschäftsführende Gesellschafter von KG, OHG, GmbH & Co KG  - über jeden wirtschaftlich Berechtigten ( zu dem Begriff siehe unten) zunächst Informationen einzuholen. Dazu zählen folgende Informationen:

  • Vorname, Nachname
  • Wohnort
  • Geburtsdatum
  • Staatsangehörigkeit
  • Art und Weise des wirtschaftlichen Intereesses

GmbH-Geschäftsführer, Vorstände von nichtbörsennotierten AG / Verein / Genossenschafte und geschäftsführende Gesellschafter von KG, OHG, GmbH & Co KG müssen diese Informationen sodann an das Transparenzregister melden (dazu siehe unten). Damit die betroffenen Leitungsorgane die für die Meldung notwendigen Informationen erhalten, sieht das Gesetz entsprechende Mitwirkungspflichten für die betreffenden Personen vor.

Zu den weiteren Pflichten der Geschäftsführer, Vorstände, (geschäftsführenden) Gesellschaftern zählt es, die Informationen über die wirtschaftlich Berechtigten aufzubewahren und auf einem aktuellen Stand zu halten.

Was müssen Gesellschafter, Aktionäre, Genossenschaftsmitglieder tun?

Gesellschafter einer GmbH, Aktionäre einer AG (sofern nicht börsennotiert), Mitglieder einer Genossenschaft sowie Gesellschafter einer Personengesellschaft sind nach dem GWG verpflichtet, ihren jeweiligen "Vereinigungen" die meldepflichtigen Informationen - d.h. Vorname, Nachname; Wohnort; Staatsangehörigkeit; Art und Weise des wirtschaftlichen Intereesses - aktiv mitzuzteilen. Diese Pflicht trifft auch den Gesellschafter, der die Beteiligung nur als Treuhänder hält. Wichtig zu wissen ist, dass auch jede Änderung dieser Angaben unverzüglich mitzuteilen sind.

Wie bekommen Geschäftsführer, Vorstände, geschäftsführende Gesellschafter die Informationen für das Transparenzregister?

Die Mitglieder einer "Vereinigung" (Gesellschafter, Aktionäre, Genossenschaftsmitglieder) sind verpflichtet, die entsprechenden Informationen ihren jeweiligen Vereinigungen zu geben. Geschäftsführer, Vorstände, geschäftsführende Gesellschafter sind insofern gehalten, die Inforamtionen bei den "Mitgliedern ihrer Vereinigung" abzufragen.

Mit einfachen Worten: Ein Geschäftsführer einer GmbH muss - sofern ihm die Informationen nicht vorliegen - die Informationen von seinen Gesellschaftern verlangen. Eine besondere Herausforderung ist dies für Geschäftsführer, Vorstände, geschäftsführende Gesellschafter in Konzernsachverhalten und bei Beteiligungsketten.

Wie ist die Definition des Begriffs "wirtschaftlicher Berechtigter"? Wer ist wirtschaftlich Berechtigter?

Das Transparenzregister beabsichtigt letztlich, die hinter einem Unternehmen stehenden wirtschaftlich Berechtigten ("wirtschaftlich Betroffene") zu identifizieren. Wirtschaftlich Berechtigter kann nach dem GWG letztlich nur eine natürliche Person sein, die

  • mehr als 25 % der Kapitalanteile oder
  • mehr als 25% der Stimmrechtsanteile einer Gesellschaft hält oder
  • auf sonstige vergleichbare Weise Kontrolle über eine Gesellschaft ausübt

Es genügt eine mittelbare Kontrolle.

Was bedeuet dasTransparenzregister für die Compliance-Pflichten von Geschäftsführer und Vorstand?

Die Pflicht, meldepflichtige Informationen an das Transparenzregister zu liefern, reiht sich damit in die lange Reihe der Compliance - Pflichten von Geschäftsführern, Vorständen und geschäftsführenden Gesellschaftern sein. Die Meldepflichten nach dem GWG müssen Teil der Compliance eines Unternehmens sein. Handgreiflich liest sich dies bereits in den Gesetzgebungsmaterialien:

„Bei der Pflicht, die Angaben einzuholen, aufzubewahren, auf aktuellem Stand zu halten und weiterzugeben, handelt es sich um Compliance-Pflichten, die zur Ergreifung geeigneter interner Organisationsmaßnahmen zur Beachtung der gesetzlichen Pflichten verpflichten. Es ist Aufgabe des Leitungsorgans von juristischen Personen oder eingetragenen Personengesellschaften, solche Organisationsmaßnahmen zu etablieren, insbesondere ein effektives internes Überwachungs- und Meldewesen. Diese Maßnahmen müssen sicherstellen, dass die eingeholten Informationen umgehend archiviert und dem Transparenzregister mitgeteilt werden. Eine Verletzung dieser Pflichten kann zu einer Sanktion nach § 56 Abs. 1 Nr. 56 führen.“

Eine Verletzung der Meldepflichten hinsichtlich des  Transparenzregisters kann gravierende Folgen für das betreffende Unternehmen (Bußgelder - siehe unten) haben. Auch das meldepflichtige Organ - Geschäftsführer, Vorstand, geschäftsführender Gesellschafter - sieht sich unter anderem drastischen Folgen ausgesetzt:

  • Schadensersatz (Geschäftsführer/Vorstand),
  • Abberufung (Geschäftsführer/Vorstand).

Entfällt die Meldepflicht, wenn die meldepflichtigen Informationen sich bereits aus dem Handelsregister ergeben?

Nein. Das Transparenzregister ist ein sogenanntes Vollregister (geworden). In diesem befinden sich die vollständigen Daten, Informationen. Dies führt dazu, dass ein Unternehmen auch meldepflichtig hinsichtlich des Transparenzregisters ist, wenn sich die Daten und Informationen bereits aus dem Handelsregister oder vergleichbaren öffentlichen Registern ergeben.

Hinweis Übergangsfrist: Zu beachten ist, dass der Gesetzgeber im Rahmen des Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz (2021) Übergangsfristen für Meldungen vorgesehen hat (§ 59 GWG). Die vorherige Meldefiktion ("was im Handeslregister gilt als gemeldet") entfällt mithin. Die Übergangsfristen sind für die unterschiedlichen Rechtsformen unterschiedlich:

  • Aktiengesellschaft AG, SE, Kommanditgesellschaft auf Aktien KGaA - 31. März 2022
  • Gesellschaft mit beschränkter Haftung GmbH, Genossenschaft eG, Partnerschaft - 30. Juni 2022
  • alle anderen juristischen Personen / eingetragene Gesellschaften  - 31. Dezember 2022

Ungeachtet der Übergangsfristen empfiehlt es sich, etwaige Meldepflichten bzw. Mitteilungspflichten bereits jetzt prüfen zu lassen und  auch unverzügliche Meldungen in Erwägung zu ziehen.

Wie erfolgt die Meldung an das Transparenzregister?

Für die Übersendung der Informationen ist eine Online-Registrierung auf der Website des Transparenzregisters notwendig. Gern übernehmen auch wir die Meldung für Sie. Bitte sprechen Sie uns an.

Welche Kosten, Gebühren entstehen für Unternehmen?

Wesentlicher Kostenpunkt ist die Jahresgebühr, welche von allen meldepflichtigen Vereinigungen - AG, GmbH, GmbH & Co KG, OHG, Stiftungen u.a. -  für die Führung des Transparenzregisters zu zahlen ist. Die Höhe der Kosten regelt die Transparenzregistergebührenverordnung  (TrGebV).

Wer kann Einsicht in das Transparenzregister nehmen?

Grundsätzlich kann jedermann Einsicht in das Transparenzregister nehmen. Das Recht zur Einsichtnahme ist indes in verschiedene Richtungen eingeschränkt. So kann ein wirtschaftlicher Berechtigter beantragen, dass bestimmte Daten / Informationen nicht an den Antragsteller zur Einsicht übermittelt werden. Daneben sind unter anderem auch Behörden, Notare und Rechtsanwälte zur Einsicht in das Transparenzregister berechtigt.

Bekomme ich Kenntnis Einsichtnahmen in das Transparenzregister?

Ja. Jeder wirtschaftliche Berechtigte kann selbst oder über einen Vertreter einen Antrag auf Auskunft über erfolgte Einsichtnahmen betreffend "seine" konkrete Vereinigung ("Rechtseinheit") stellen.

Kann die Einsichtnahme in das Transparenzregister beschränkt werden?

Ja. Auf Antrag eines wirtschaftlich Berechtigten kann die Einsichtnahme in das Transparenzregister und die Übermittlung der Daten eingeschränkt werden. Voraussetzung ist, dass der wirtschaftlich Berechtigte darlegt, dass es auf seiner Seite überwiegende schutzwürdige Interessen gibt, die einer Einsichtnahme und der Übermittlung entgegenstehen. Aufgrund der engen Definition der schutzwürdigen Interessen durch das GWG sind die Fälle, in denen die Einsichtnahme beschränkt wird (Gefahr einer Straftat, § 23 GWG), begrenzt.

Insbesondere für (vermögensverwaltende) Familiengesellschaften relevant ist eine weitere Möglichkeit der Einschränkung: So liegen schutzwürdige Interessen eines wirtschaftliche Berechtigten vor, wenn der wirtschaftlich Berechtigte minderjährig oder geschäftsunfähig ist. Nicht leicht zu beurteilen sind Fällen von Stiftungsdestinatären.

Wie kann man Einsicht in das Transparenzregister nehmen?

Für die Einsichtnahme ist eine Registrierung beim Transparenzregister erforderlich. Die Art und Weise der Registrierung unterscheidet sich u.a. für Behörden, Unternehmen und natürliche Personen. Nach Registrierung und Anmeldung auf der Webseite des Transparenzregisters kann ein entsprechender Antrag online auf Einsichtnahme gestelt bzw.  ein Transparenzregisterauszug bestellt werden.

Welche Informationen können im Transparenzregister abgerufen werden?

Folgt.

Wie kann ein falscher Eintrag im Transparenzregister berichtigt werden? Durch einen Berichtigungsantrag?

Ja. Fehlerhafte, falsche oder aufgrund Änderungen fehlerhhaft gewordene Eintragungen können durch entsprechende Mitteilungen an das Transparenzregister berichtigt bzw. korrigiert werden.

Was ist eine Unstimmigkeitsmeldung zum Transparenzregister?

Eine Unstimmigkeitsmeldung ist eine Meldung einer nach dem Geldwäschegesetz verpflichteten Person an das Transparenzregister über eine festgestellte Abweichung einer Eintragung im Transparenzregister von den tatsächlichen Umständen. Verpflichtete Personen nach dem Geldwäschegesetz (§ 2 GWG) sind unter anderem Finanzdienstleistungsinstitute, Kreditinstitute, Behörden, Notare, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer. Liegt eine Unstimmigkeitsmeldung vor, wird die betroffene Vereinigung  - d.h. GmbH, AG, GmbH & Co KG, OHG, Genossenschaft, Stiftung - gewöhnlich angeschrieben und um Mitteilung bzw. Klarstellung aufgefordert.

Was tun bei Anhörungsschreiben des Bundesverwaltungsamtes (BVA)?

Das Bundesverwaltungsamt versendet offensichtlich zum Teil routinemäßig, zum Teil anlassbezogen Anhörungsschreiben ("Anhörung wegen Ordungswidrigkeit"), denen ein Äußerungsbogen ("Anhörungsbogen") beiliegt. Jeder Empfänger sollte entsprechende Schreiben ernst nehmen und sich erforderlichen Falles rechtlich beraten lassen.

Was tun bei Bußgeldbescheid des BVA? Einspruch?

Gegen den Bußgeldbescheid des BVA wegen Verletzung der Pflichten betreffend das Transparenzregister kann grundsätzlich Einpruch eingelegt werden. Das Verfahren wird vor dem Amtsgericht Köln geführt.

Welche Strafen und Bußgelder drohen bei Verletzung der Meldepflichten für das Transparenzregister?

Wer den Mitteilungspflichten des Geldwäschegesetzes im Hinblick auf das Transparenzregister nicht nachkommt, begeht eine Ordnungswidrigkeit und muss mit einem Bußgeld bis zu einer Höhe von 100.000 Euro rechnen. Diese Strafe kann sich bei schwerwigenden Verstößen auf bis zu 5 Millionen Euro oder 10 % des im Jahr vor der Bußgeldentscheidung erzielten Jahresgesamtumsatzes erhöhen.

Wie berechnet sich das Bußgeld?

Grundlage der Berechnung von Bußgeldern ist der Bußgeldkatalog des Bundesverwaltungsamtes. Das Bundesverwaltungsamt (BVA) legt die Bußgelder im Rahmen von Bußgeldbescheiden fest. Bei der Berechnung der Bußgelder wird grundsätzlich zwischen (a) einfachen und (b) schwerwiegenden, wiederholten oder systematischen Verstöße unterschieden. Bei einfachen Verstößen ist der Bußgeldrahmen bis 100.000 Euro, bei den sonstigen Verstößen bis 1.000.000 Euro.

Bei einfachen Verstößen (§ 56 Abs. 1 S. 1 GwG) berechnet sich das Bußgeld wie folgt:

  • Grundbetrag ( 200 - 1000 EUR )
  • mulipliziert mit Faktor I (Leichtfertigkeit = 1 / Vorsatz = 1,5)
  • mulipliziert  mit Faktor II (wirtschaftliche Stärke = 0,01 - 25)
  • mulipliziert mit Faktor III ((individuelle Verschuldens-/Zumessungskriterien) = 0,5 - 4, Regelfall = 3).

#1 Bußgeld Berechnung Faktor II

Der wesentlicher Faktor bei der Höhe des Bußgeldes ist - wie die Bandbreite zeigt - die wirtschaftliche Stärke des betroffenen Unternehmens (z.B. GmbH, AG, GmbH & Co KG, Genossenschaft). Der Faktor selbst bestimmt sich  grundsätzlich anhand der Bilanzsumme (bzw. in Einzelfällen anhand des Jahresumsatzes).

Beispiel: Liegt die Bilanzsumme zwischen 6 und 20 Millionen Euro - beispielhaft 10 Millionen EUR-  berechnet sich der Faktor II wie folgt:

   1 + ( ( 10.000 .000 - 6.000.000 ) / 12.000.000)

= 1 + (  4.000.0000 / 12.000.0000) 

= 1 + 0,3333

= 1,3333

Bei Stiftungen ist das Stiftungsvermögen für die Faktorebrechnung maßgeblich (dieses entspricht der Jahresbilanzsumme eines Unternehmens). Bei natürlichen Personen erfolgt eine Einzelfalbetrachtung, wobei das Bruttojahreseinkommen und ggf. das Vermögen maßgeblich ist.

#2 Bußgeld Berechnung Faktor III

Bei der Berechnung und Bestimmung des Faktors III geht der Bußgeldkatalog im Regelfall von einem Faktor 3 aus. Dieser ermäßigt oder erhöht sich durch die Umstände des Einzelfalls. Eine Ermäßigung kommt u.a. in Betracht, wenn Vorkehrungen getroffen werden, die Verstöße gegen das Geldwäschegesetz verhindern bzw. die Einhaltung der Pflichen im Zusammenhang mit dem Transparenzregister sicherstellen sollen (Compliance-Management-System). Einer Erhöhung ist indes zu befürchten, wenn wiederholt gegen die Regelungen zum Transparenzregister verstoßen wird.

Im Übrigen gibt es eine Reihe weiterer Gründe, warum der Faktor III bei der Berechnung des Bußgeldes sich erhöht oder ermäßigt. Liegt ein Anhöhrungsschreiben der BVA oder ein Bußgeldbescheid vor, lohnt sich eine vertiefte rechtliche Auseinandersetzung. Nur so können Bußgelder verringert oder sogar vermieden werden. Rufen Sie uns gern an oder schreiben Sie uns eine Nachricht, wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen.

HINWEIS: Sämtliche vorgenannten Zahlen, Faktoren u.ä. geben den Stand 07/2021 wieder. Der Bußgeldkatalog wird allerdings fortlaufend angepasst, so dass auch fortlaufend die aktuelle Gesetzeslage zu prüfen  ist.

Public Shaming - Veröffentlichung von Bußgeldbescheiden, Gewerbezentralregister

Zu beachten ist, dass das BVA auf seiner Internetseite die Unternehmen, gegen die ein Bußgeldbescheid ergangen ist, namentlich benennt. Zudem wird die Art der Ordnungswidrigkeit öffentlich genannt. Ebenfalls relevant ist, dass bei Verstößen gegen Meldepflichten nach dem Geldwäschegesetz Unternehmen auch Einträge in das Gewerbezentralregister drohen (§ 149 GewO).

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