E-Mail-Einladungen zu Gesellschafterversammlungen
Möglich, aber nicht ohne Risiko
Während heute nahezu sämtliche Kommunikation innerhalb eines Gesellschafterkreises per E-Mail, Whats App oder anderen Messenger erfolgt, fordern die meisten Gesellschaftsverträge, entsprechend der gesetzlichen Regelungen, für die Einladung zu einer Gesellschafterversammlung noch immer den eingeschriebenen Brief.
Da diese Form der Einladung vielen Geschäftsführern in der heutigen Zeit nicht mehr sachgerecht erscheint, werden diese Satzungsanforderungen häufig ignoriert, ohne die damit verbundenen Konsequenzen zu bedenken.
Ausgangslage ist ein Urteil von 1988
Ausgangspunkt ist eine Entscheidung des Bundesgerichtshofes (Az.: II ZR 18/88) aus dem Jahre 1988. Der Bundesgerichtshof stellte fest, dass Gesellschafterbeschlüsse grundsätzlich nichtig sind, wenn sie in einer nicht ordnungsgemäß einberufenen Gesellschafterversammlung gefasst werden. Eine solche liege vor, wenn die Versammlung von einer nicht dazu befugten Person einberufen worden ist, wenn nicht alle Gesellschafter eingeladen worden sind, wenn die Einladung nicht schriftlich oder ohne Unterschrift erfolgt ist oder nicht Ort und Zeit der Versammlung angibt.
Werde die Einladung hingegen nur mit gewöhnlichem statt mit eingeschriebenem Brief verschickt oder werden Beschlussgegenstände nicht ausreichend angekündigt, liege lediglich ein Anfechtungsgrund vor.
Auch wenn das Thema E-Mail Kommunikation zum Zeitpunkt der BGH-Entscheidung noch gar nicht präsent war, hat diese Entscheidung doch erhebliche Auswirkungen auf die heutige Kommunikationspraxis. Denn Einladungen zu Gesellschafterversammlungen per E-Mail sind im Grundsatz weder schriftlich noch mit Unterschrift, so dass gefasste Beschlüsse auf einer per E-Mail eingeladenen Gesellschafterversammlung grundsätzlich nichtig wären.
Im Februar 2006 hat der BGH (Az.: II ZR 200/04) dann klargestellt, dass Ladungen zu einer Gesellschafterversammlung, mangels abweichender Regelungen im Gesellschaftsvertrag, grundsätzlich entsprechend den gesetzlichen Vorschriften (§ 51 GmbHG) durch eingeschriebenen, unterschriebenen Brief erfolgen müssen.
Damit scheiden Einladungen durch einfache E-Mail grundsätzlich aus, will man nicht das Risiko einer Nichtigkeit der gefassten Beschlüsse eingehen. Möglich bliebe allenfalls die Einladung in elektronischer Form (§ 126a BGB), also mit qualifizierter elektronischer Signatur, um der pauschalen Nichtigkeit gefasster Beschlüsse zu entgehen.
OLG Stuttgart hält Wertung des BGH für überholt
Das OLG Stuttgart hat mit seiner Entscheidung vom 27.6.2018 (Az. 14 U 33/17) nun deutlich gemacht, dass es die Argumentation des BGH angesichts der zwischenzeitlichen Verbreitung und Üblichkeit des Mediums E-Mail als überholt ansehe.
Geklagt hatte ein Gesellschafter gegen gefasste Gesellschafterbeschlüsse mit der Begründung, die Versammlung sei nicht ordnungsgemäß einberufen worden, weil ihm die schriftliche Einladung zu der Gesellschafterversammlung nicht binnen der satzungsmäßigen Einladungsfrist zugegangen sei. Unstreitig ging dem Gesellschafter jedoch fristgemäß eine Einladung per E-Mail zu und nach Ablauf der Einladungsfrist eine erneute Einladung per Einschreiben. Der Kläger argumentierte, die Einladung per E-Mail erfülle nicht die gesetzliche Formvorschrift und die Einladung per Einschreiben nicht die gesetzliche Fristvorgabe. Damit seien die auf der mangelhaft eingeladenen Gesellschafterversammlung gefassten Beschlüsse für nichtig zu erklären.
Das OLG Stuttgart stellte hierzu fest, dass Mängel bei der Einladung zu einer Gesellschafterversammlung nur dann zu einer Nichtigkeit der gefassten Beschlüsse führten, wenn der konkrete Einladungsmangel so gravierend sei, dass er die Einberufung als nicht erfolgt erscheinen lasse. Dies sei aber vorliegend nicht der Fall. Bei einem Verstoß gegen die vorgeschriebene Form - eingeschriebener Brief – ergebe sich keine Nichtigkeit der gefassten Beschlüsse, wenn der Zugang der Nachricht erwiesen ist, da in einem solchen Fall kein Formverstoß im Sinne einer Nichtladung vorliege.
Das OLG Stuttgart begründete dies damit, dass ein Gesellschafter, der durch eine Ladung per E-Mail geladen wurde und damit rechtzeitig über Ort und Zeit der Gesellschafterversammlung sowie über die Tagesordnung in Kenntnis gesetzt wurde, in die Lage versetzt worden sei, an der Versammlung teilzunehmen und seine Teilhaberechte auszuüben, so dass ein nicht mehr fristgerechter Zugang einer schriftlichen Ladung mittels Einschreiben nicht zu einer Nichtigkeit führen könne, weshalb die - rechtzeitig erfolgte - Ladung per E-Mail nicht einer Nichtladung gleich kommen würde.
Das OLG Stuttgart lehnte aber auch eine Anfechtbarkeit der gefassten Beschlüsse ab. Generell sei anerkannt, dass nicht jeder Formfehler zur Anfechtbarkeit der gefassten Beschlüsse führe. Voraussetzung einer Anfechtbarkeit sei vielmehr, dass der Formfehler das Mitgliedschafts- bzw. Teilhaberecht des Gesellschafters in relevanter Weise beeinträchtige. Eine derart relevante Verletzung des Teilnahmerechts liege indes nicht vor, da der Gesellschafter aufgrund der E-Mail unstreitig rechtzeitig Kenntnis vom Inhalt der Einladung hatte, und ihm aufgrund des Formfehlers nicht die Vorbereitung auf die Sitzung und Beschlussfassung erschwert worden sei.
Praktische Konsequenzen: Vorsicht ist besser als Nachsicht
Werden Beschlüsse auf einer Gesellschafterversammlung gefasst, zu denen per E-Mail eingeladen wurde, besteht ein erhebliches Risiko, dass diese im Rahmen einer Anfechtungsklage angegriffen werden, wenn ein Gesellschafter behauptet, die E-Mail mit der Einladung nicht erhalten zu haben.
Wollen die Gesellschafter die Einberufung durch einfache E-Mail gestatten, bedarf es einer entsprechenden Regelung im Gesellschaftsvertrag. Dies sollte für eine nächste Satzungsänderung im Hinterkopf behalten werden und dann entsprechend berücksichtigt werden.