Notfallregelung - Notfallordner
Wie überlebt das Unternehmen den Unternehmer
Unternehmensnachfolgen sind komplex und bedürfen der sorgfältigen Planung. Gerade im mittelständischen Bereich wird die Unternehmensnachfolge auch oft erst sehr späte eingeleitet und umgesetzt. Jeder Unternehmer sollte aber zumindest über eine vorläufige Regelung für den Fall des plötzlichen Versterbens oder der Geschäftsunfähigkeit, zum Beispiel durch einen Unfall oder eine akut auftretende Krankheit, verfügen.
Eine solche - vorläufige - Regelung kann sehr gut am Anfang der Gestaltung einer Unternehmensnachfolge stehen, da sie eine Perspektive für den Weiterbestand des Unternehmens ohne den Unternehmer vermittelt. Durch sie werden die größten Fehler und Probleme einer fehlenden Nachfolgeregelung vermieden und ein Mindestmaß an Handlungsfähigkeit aufrechterhalten. Zu einem späteren Zeitpunkt kann die vorläufige Regelung dann durch die sorgfältig erarbeitete und abgestimmte eigentliche Gestaltung der Unternehmensnachfolge abgelöst werden. Sowohl zur Unternehmensnachfolge als auch zur bloß vorläufigen Notfallregelung gehört jedenfalls der sogenannte Notfallordner, der die Handlungsfähigkeit des Betriebs im Ernstfall gewährleistet. Dies entlastet auch die Angehörigen in der schwierigen Situation, in der Unternehmer plötzlich verstorben oder schwer erkrankt ist.
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Vorläufige Regelung zur Nachfolge
Zu einer vorläufigen Regelung der Nachfolge eines Unternehmers gehören ein Testament sowie eine Vollmacht (bzw. Betreuungsverfügung). Zentrale Inhalte eines Testaments - wie z.B. die Erbeinsetzung - lassen sich vorläufig regeln. Dabei kommt es darauf an, die größten Risiken und Gefahren der gesetzlichen Erbfolge (oder eines bereits bestehenden) Testaments schnell aus der Welt zu schaffen. Komplexe erbrechtliche Regelungen können dann zunächst nach hinten gestellt werden. Ein vorläufiges (natürlich sofort wirksames) Unternehmertestament kann handschriftlich ohne notarielle Beurkundung errichtet werden. Der Widerruf ist jederzeit möglich ebenso wie die Hinterlegung in der amtlichen Verwahrung.
Neben der erbrechtlichen Regelung im Testament kann die Handlungsfähigkeit zu Lebzeiten durch eine Vollmacht sichergestellt werden. Drängt sich ein Bevollmächtigter auf, ist über eine schlichte Generalvollmacht nachzudenken. Fehlt uneingeschenktes Vertrauen ist eine Betreuungsverfügung eine gute Alternative. Vollmachten und Betreuungsverfügungen können jederzeit privatschriftlich errichtet und widerrufen werden.
Gegebenenfalls kann zur provisorischen Nachfolgeregelung auch die Anpassung eines Gesellschaftsvertrages gehören. Da es hierbei jedoch der Zustimmung und Mitwirkung der weiteren Gesellschafter bedarf, muss zunächst geklärt werden, ob hier eine vorläufige Regelung sinnvoll und durchsetzbar ist.
Notfallordner zur Unternehmensnachfolge
In einem sogenannten Notfallordner werden Anweisungen und Dokumente für den Fall gesammelt, dass der Unternehmer im Falle von Tod und Krankheit die Geschicke des Betriebes nicht mehr lenken kann. Auch für den Fall der Unerreichbarkeit im Urlaub, kann gegebenenfalls auf einen solchen Notfallordner zurückgegriffen werden. Mindestens einmal jährlich sollte dieser Ordner überprüft und gegebenenfalls ergänzt werden.
Wichtige Bestandteile eines Notfallordners:
- Deckblatt mit wichtigen Anweisungen und einem Inhaltsverzeichnis der Dokumente
- Regelung zur Vertretung und Zuständigkeiten im Notfall
- Kopien von Testamenten und Vollmachten und einem Hinweis, wo sich die Originale befinden
- Wichtige Passwörter für Banking und Online-Aktivitäten
- Hinweise darauf, wo weitere wichtige Unterlagen, die nicht im Notfallordner sind, im Betrieb zu finden sind (z.B. Arbeitsverträge, Kunden- und Lieferantenverträge)
- Sonstige wichtige Informationen (z.B. wichtige Kündigungsfristen, Ansprechpartner etc.)
Bei der Zusammenstellung des Notfallordners sollte der Unternehmer prüfen, welches Unterhmenswissen in seiner Person gebündelt ist. Dies kann und sollte gegebenenfalls zum Anlass genommen werden, dieses Wissen nicht nur im Notfallordner sondern auch im normalen Geschäftsbetrieb mit anderen Verantwortlcihen zu teilen.