Informationdsrecht und -pflichten von Vorstand und Aufsichtsrat

Streit um Berichtspflichten des Vorstandes in der Aktiengesellschaft (AG)

Der Aufsichtsrat ist von Gesetzes wegen zur Überwachung des Vorstandes, konkret zur Überwachung der Geschäftsführung des Vorstandes, berufen. Die Überwachung ist dem Aufsichtsrat indes nur möglich, wenn er über ausreichende Informationen verfügt. In der Praxis führen (übermäßige) Informationsbegehren des Aufsichtsrats nicht selten zu Streit zwischen den Mitgliedern von Vorstand und Aufsichtsrat: Der Vorstand möchte sich nicht „reinregieren“ lassen. Der Aufsichtsrat möchte nicht nur „Nickonkel“ sein oder sogar eine Haftungsklage oder Abberufung strategisch „vorbereiten“.

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Welche gesetzlichen Berichtspflichten hat der Vorstand?

Zentrale Regelung der gesetzlichen Berichtspflichten des Vorstandes gegenüber dem Aufsichtsrat ist § 90 AktG. Die gesetzliche Regelung unterscheidet dabei klar zwischen der sogenannten Regelberichterstattung nach 90 Abs. 1 und 2 und der sogenannten Sonderberichterstattung nach § 90 Abs. 3 AktG.

Während die Regelberichterstattung für den Aufsichtsrat eine regelmäßige Informationsgabe sicherstellen soll, dient die Sonderberichterstattung der Information des Aufsichtsrates in Sonderfällen.

Regelberichterstattung des Vorstandes - § 90 Absatz 1 und 2 AktG

„Der Vorstand hat dem Aufsichtsrat zu berichten über

1.    die beabsichtigte Geschäftspolitik und andere grundsätzliche Fragen der Unternehmensplanung (insbesondere die Finanz-, Investitions- und Personalplanung), wobei auf Abweichungen der tatsächlichen Entwicklung von früher berichteten Zielen unter Angabe von Gründen einzugehen ist;

2.    die Rentabilität der Gesellschaft, insbesondere die Rentabilität des Eigenkapitals;

3.    den Gang der Geschäfte, insbesondere den Umsatz, und die Lage der Gesellschaft;

4.    Geschäfte, die für die Rentabilität oder Liquidität der Gesellschaft von erheblicher Bedeutung sein können.

[…] Außerdem ist dem Vorsitzenden des Aufsichtsrats aus sonstigen wichtigen Anlässen zu berichten; als wichtiger Anlas ist auch ein dem Vorstand bekanntgewordener geschäftlicher Vorgang bei einem verbundenen Unternehmen anzusehen, der auf die Lage der Gesellschaft von erheblichem Einfluss kann.

(2) Die Berichte nach Absatz 1 Satz 1 Nr. 1 bis 4 sind wie folgt zu erstatten:

1.    die Berichte nach Nummer 1 mindestens einmal jährlich, wenn nicht Änderungen der Lage oder neue Fragen eine unverzügliche Berichterstattung gebieten;

2.    die Berichte nach Nummer 2 in der Sitzung des Aufsichtsrats, in der über den Jahresabschluss verhandelt wird;

3.    die Berichte nach Nummer 3 regelmäßig, mindestens vierteljährlich;

4.    die Berichte nach Nummer 4 möglichst so rechtzeitig, dass der Aufsichtsrat vor Vornahme der Geschäfte Gelegenheit hat, zu ihnen Stellung zu nehmen.

Sonderberichterstattung des Vorstandes - § 90 Absatz 3 AktG

„(3) Der Aufsichtsrat kann vom Vorstand jederzeit einen Bericht verlangen über Angelegenheiten der Gesellschaft, über ihre rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen zu verbundenen Unternehmen sowie über geschäftliche Vorgänge bei diesen Unternehmen, die auf die Lage der Gesellschaft von erheblichem Einfluss sein können. Auch ein einzelnes Mitglied kann einen Bericht, jedoch nur an den Aufsichtsrat, verlangen.“

Durchsetzung der Informationspflichten – Zwangsgeld, Klage gegen Vorstand, Abberufung des Vorstandes

Verweigert der Vorstand die vom Gesetz zu Gunsten des Aufsichtsrates vorgesehenen Informationen oder erfüllt der Vorstand seine Informationspflichten nur unzureichend, so kann das Registergericht auf Betreiben des Aufsichtsrates ein Zwangsgeld gegen die Mitglieder des Vorstandes verhängen.

Unabhängig von vorgenannten Zwangsgeldverfahren kann der Aufsichtsrat seine Informationsrechte gegenüber dem Vorstand auch in einem gerichtlichen Klageverfahren durchsetzen.

Schlussendlich kann eine unrechtmäßige Informationsverweigerung oder unzureichende Informationsgabe auch einen außerordentlichen Grund für eine Abberufung des Vorstandes liefern.

Überwachung in der Unternehmenskrise – gestufte Überwachung

Verschlechtert sich die wirtschaftliche Lage der Aktiengesellschaft, so steigen auch die Anforderungen an die Überwachungsintensität des Aufsichtsrates. Mit anderen Worten: Der Aufsichtsrat hat situationsabhängig seine Überwachung in sachlicher und zeitlicher Hinsicht zu erhöhen.

Bei einem „normalen“ Verlauf des Geschäfts kann der Aufsichtsrat seine Überwachung auf der Grundlage der gesetzlichen Regelberichterstattung vollziehen. Verschlechtert sich die wirtschaftliche Lage wird der Aufsichtsrat die zeitlichen Abstände zwischen den Regelberichten verkleinern müssen. In der Unternehmenskrise wird der Aufsichtsrat womöglich auf wöchentlicher oder sogar täglicher Basis sich unterrichten lassen müssen – andernfalls trifft ihn eine Mitverantwortlichkeit und mithin Haftung.

Praxishinweis: Informationsordnung des Aufsichtsrats

Für die Praxis empfiehlt sich die Vorsehung eine Informationsordnung, welche die konkreten Berichtspflichten des Vorstandes regelt. Diese kann Teil der Geschäftsordnung des Vorstandes sein oder auch als separate interne Regelungsvorschrift neben der Geschäftsordnung stehen.

Bedeutsam ist dabei, dass der Aufsichtsrat die gesetzliche Grundordnung des Aktienrechts – der Vorstand leitet die Aktiengesellschaft und nicht der Aufsichtsrat - nicht vergisst. Eine Informationsordnung, welche die gesetzliche Regelberichterstattung übersteigt, setzt sich immer dem Vorwurf aus, der Aufsichtsratsrat greife in unzulässiger Weise in die Leitungskompetenz des Vorstandes ein.

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