Gesellschaftsgründung – Checkliste zum Ablauf

Schritt für Schritt-Anleitung aus der Praxis vom Anwalt

Bei einem Zusammenschluss von mehreren Personen zu einem Unternehmen werden viele Fragen aufgeworfen, deren Antworten zumeist strukturelle, d.h. gesellschaftsrechtliche, taktische und steuerliche Aspekte tangieren. Welche Schritte Gründer vornehmen, welche Entscheidungen sie treffen und welche Verträge sie erstellen müssen, erklären unsere Anwälte und Steuerberater hier mit einer praxisnahen Anleitung.

Unser Video zum Thema

Auf unserem Youtube-Kanal können Sie sich die einzelnen Punkte auch persönlich erklären lassen - in unserem Video zur Gründung eines Startups, wo Rechtsanwältin Fiona Schönbohm die einzelnen Punkte der Gesellschaftsgründung erörtert. 

Schritt 1: Wahl der richtigen Rechtsform

Wichtige Vorüberlegung bei der Gründung einer Gesellschaft ist zunächst die Wahl der richtigen Rechtsform für die Gesellschaft. Dabei unterscheidet das deutsche Recht vor allem folgende Gesellschaftsformen:

  1. GmbH – Gesellschaft mit beschränkter Haftung
  2. GmbH & Co. KG – Kommanditgesellschaft mit einer GmbH als haftenden Komplementär
  3. AG Aktiengesellschaft
  4. KG - vermögensverwaltende und gewerbetreibende Kommanditgesellschaft 
  5. GbR - Gesellschaft bürgerlichen Rechts, etwa ARGE
  6. UG – Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt), UG & Co. KG
  7. Stille Gesellschaftenin typischer oder atypischer Gestalt oder Unterbeteiligung (als Finanzierungsmodell)
  8. Holding Struktur 
  9. Verein
  10. Genossenschaft
  11. Stiftung

Welche Rechtsform für Ihr Unternehmen im Einzelfall am besten geeignet ist, hängt von vielen Faktoren ab. Dabei sind Haftung, Finanzierung und steuerliche Aspekte oft entscheidend. 

Kapital- oder Personengesellschaft?

Generell ist bei den oben genannten Rechtsformen zwischen Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften zu differenzieren. Während aus Sicht des Gesetzgebers bei Kapitalgesellschaften die kapitalmäßige Beteiligung im Vordergrund steht, sind für Personengesellschaften die beteiligten Personen prägend. Hieraus ergeben sich Unterschiede speziell hinsichtlich der Stellung der Gesellschafter, der ihnen (untereinander) obliegenden Pflichten, Haftungsfragen sowie der Besteuerung der Gesellschaften und ihrer Gesellschafter.

Es ist sinnvoll, bereits bei der Gründung der Gesellschaft auf die Wahl der richtigen Gesellschaftsform sowie das Treffen der entscheidenden vertraglichen Regelungen zu achten. So kann der Entstehung von Konflikten, die den Bestand der Gesellschaft oder auch die persönliche wirtschaftliche Existenz gefährden, durch frühzeitige Einflussnahme wirksam vorgebeugt werden.

Steuerliche Erwägungen bei der Gesellschaftsgründung

Beim wichtigen Thema der Steuerlast ergeben sich gerade zwischen Kapital- und Personengesellschaften einschneidende Unterschiede mit erheblichen finanziellen Auswirkungen. Die steuerliche Optimierung ist bei der Gründung einer Gesellschaft von großer Bedeutung.

Grundsätzlich unterliegen Kapitalgesellschaften einer Steuerlast von ca. 30%, wovon auf die Körperschaftsteuer ein Steuersatz von 15% und die Gewerbesteuer ein Steuersatz von 15–20% – je nach Hebesatz – entfällt. Damit empfiehlt sich die Form der Kapitalgesellschaft vor allem dann, wenn die Absicht und Erwartung hoher Gewinnthesaurierung und Reinvestition besteht. Es gilt auch, die Besteuerung sogenannter verdeckter Gewinnausschüttungen bei Kapitalgesellschaften zu vermeiden. Dabei handelt es sich – vereinfacht gesprochen - um Zuwendungen der Gesellschaft an einen Gesellschafter, welche ein ordentlicher und gewissenhafter Geschäftsleiter einer Person, die nicht Gesellschafter ist, nicht gewährt hätte und welche steuerlich unbeachtliche Gewinnverwendungen in steuerwirksame Betriebsausgaben transferieren (sollen).

Bei Personengesellschaften hat jeder Gesellschafter nach Aufteilung des Ergebnisses den Gesellschaftsgewinn anhand seiner individuellen Einkommensteuer (bis zu einem Höchstsatz von 45%) zu versteuern, wobei die zu entrichtende Gewerbesteuer auf die Einkommensteuer anzurechnen ist.

Ob für ein spezielles Geschäftsmodell eine Personen -oder Kapitalgesellschaft aus steuerlichen Gründen zu bevorzugen ist, kann nicht abstrakt, sondern nur aufgrund eines konkreten Steuerbelastungsvergleichs beurteilt werden. Häufig ist aus steuerrechtlichen Gründen sogar eine Umwandlung der einen Gesellschaftsform in die steuergünstigere Gesellschaftsform angezeigt. Der Rechtsform-Mantel lässt sich entsprechend dem steuerrechtlichen Wetter wechseln.

Welche Rechtsform passt zu mir? Mehr Infos zu den Vor- und Nachteilen der verschiedenen Gesellschaftsformen gibt es hier.

Schritt 2: Entwurf der notwendigen Verträge

Hat man sich einmal für eine Rechtsform entschieden, müssen die entsprechenden Verträge aufgesetzt werden. Dabei gibt es natürlich, je nach Rechtsform, viele Besonderheiten zu beachten, die wir am Ende dieser Seite kurz zusammenfassen. 

Grundsätzlich gehören dazu aber stets jedenfalls die folgenden Dokumente: 

  1. Gesellschaftsvertrag - die sog. Satzung
  2. Geschäftsordnung 
  3. Geschäftsfühererverträge, Vorstandsverträge 
  4. Gesellschafterbeschlüsse 

Dabei sollten sich die Beteiligten vorab insbesondere zu folgenden Themen Klarheit verschaffen und diese dann in den Verträgen jeweils festlegen: 

  • Name und Sitz der Gesellschaft sowie Tätigkeitsfeld (Achtung: Zulässigkeit von Name & Firmierung vorab bei IHK prüfen!)
  • Beiträge der Gesellschafter zur Gesellschaft (Geld, Sachgegenstände, Arbeitskraft)
  • Abgrenzung des Kompetenzbereichs zwischen Gesellschaftern und Geschäftsführern
  • Konfliktbewältigung zwischen Gesellschaftern und Geschäftsführern im Streitfall
  • Ausscheiden und Ausschluss von Gesellschaftern und Geschäftsführern sowie Abfindungsregelungen und -beschränkungen für das Ausscheiden eines Gesellschafters
  • Wettbewerbsverbote für Gesellschafter und Geschäftsführer

Schauen wir uns im Überblick an, was in den jeweiligen Verträgen unbedingt geregelt werden sollte. 

Inhalt des Gesellschaftsvertrages

Der Gesellschaftsvertrag ist für einige Gesellschaften Pflicht - wo er gesetzlich nicht vorgeschrieben ist (etwa bei der GbR-Gründung) sollte er aber unbedingt aus Gründen der Rechtssicherheit schriftlich abgefasst werden, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden. 

Der Gesellschaftsvertrag einer jeden Rechtsform kennt Besonderheiten. Ganz grob enthalten die sog. Satzungen aber regelmäßig folgende Punkte: 

  • Leistungen und Beiträge der Gesellschafter,
  • Festlegung der Kompetenzbereiche und Rechte & Pflichten der Organe,
  • Regelungen zur Abstimmung: Formalia, Mehrheitserfordernisse und Quoren zur Beschlussfähigkeit,
  • Reichweite von Informationspflichten,
  • Regeln zur Beendigung der Gesellschaft, inklusive Austrittsmöglichkeiten und Kündigungsbestimmungen,
  • Wettbewerbsverbote und Verschwiegenheitsregelungen,
  • Gewinnbezug- und Stimmrechte und entsprechende Beschränkungen,
  • Regelungen, die Übertragungen der Gesellschaftsbeteiligungen regeln und/oder beschränken (sog. Vinkulierungsklauseln) sowie
  • Regelungen zur Vererbbarkeit und Nachfolgeklauseln,
  • Gerichtsstand und Vorgaben für Streitschlichtung sowie 
  • ggf. Sonderrechte für Gesellschafter oder Geschäftsführer

Sonderfall: Vereinfachtes Gründungsverfahren mit Musterprotokoll

Als Alternative zur klassischen GmbH- und UG-Gründung ermöglicht der Gesetzgeber in gewissen Fällen eine Gründung im sogenannten vereinfachten Verfahren. Hierzu wird ein sogenanntes Musterprotokoll zur Verfügung gestellt, das den Gesellschaftsvertrag ersetzt. 

Das Musterprotokoll darf jedoch nur dann verwandt werden, wenn

  1. es sich um eine Bargründung handelt,
  2. die Gesellschaft nicht mehr als drei Gesellschafter hat und
  3. nicht mehr als ein Geschäftsführer bestellt werden soll.

Damit sehen sich durch ein Musterprotokoll gegründete Kapitalgesellschaften engen Begrenzungen ausgesetzt.

Darüber hinaus wird der gesetzliche Mindestinhalt des Musterprotokolls den Interessen der Gesellschaftsgründer nicht gerecht. Wichtige zu regelnde Themen, die in jeden Gesellschaftsvertrag gehören (z.B. Kündigung und Ausschluss von Gesellschaftern, Erbfolge, Abfindungshöhe bei Ausscheiden) bleiben beim Musterprotokoll unberücksichtigt und können zur Rechtsunsicherheit und später zu Streit unter den Gesellschaftern führen. Eine Verwendung des Musterprotokolls ist damit nur bei Einpersonen-GmbHs oder -UGs empfehlenswert. Nur bei der Einmann-Gesellschaft ist das vereinfachte Verfahren und die damit verbundene Kostenersparnis sinnvoll.

Inhalt der Geschäftsordnung

Die Geschäftsordnung ergänzt den Gesellschaftsvertrag um technische Details und Formalia, in der Regel zu Beschlussfassungen oder sonstigen Vorgehensweisen bei Abstimmungen. 

Wichtige Punkte, die oft in der Geschäftsordnung geregelt werden, sind:

  • Formalia zur Einberufung zur Sitzung,
  • Inhalt und Bekanntgabe der Tagesordnung,
  • Vorsitz,
  • Abstimmungsmodus,
  • Minderheitsvotum,
  • Protokollführung und Berichterstattung

Die Geschäftsordnung ist nicht zwingend notwendig. Sie wird oft bei größeren Gesellschaften mit vielen Mitgliedern wichtig. Bei kleineren Gesellschaften ist sie oft nicht vorhanden. 

Geschäftsführer- /Vorstandsvertrag

Je nachdem, welche Rechtsform gewählt wird, müssen die Rechte und Pflichten der wichtigsten Organe der Gesellschaft (zB: Geschäftsführer, Vorstand, Aufsichtsrat, Beirat) vertraglich geregelt werden. 

Zu den notwendigen Vertragsbestandteilen gehören hier: 

  • Reichweite der Befugnisse & Vertretungsmacht,
  • Zustimmungspflichten,
  • Gehalt: Feste Vergütung, variable Vergütung, sonstige Leistungen (Reisekosten, Dienstwagen, Laptop usw.)
  • Haftung: Umfang und ggf. Reduzierung der persönlichen Haftung, D&O-Versicherung, Entlastung
  • Laufzeiten, Möglichkeiten der ordentlichen und außerordentlichen Kündigung, Kündigungsfristen, Abfindungen
  • Wettbewerbsverbote, Vertraulichkeit, Kundenschutz

Viele Besonderheiten gelten zudem immer dann, wenn die Betroffenen gleichzeitig selbst Gesellschafter der Gesellschaft sind (zB bei der GmbH der sog. gesellschafter-Geschäftsführer).

 

Gesellschafterbeschlüsse

Zur Gründung einer Gesellschaft ist in der Regel zudem erforderlich, dass die Beteiligten sich dazu entschließen, die Gesellschaft gemeinsam zu gründen. Bei der GbR kann dies unter Umständen sogar mündlich oder nur konkludent erfolgen. Aus Rechtssicherheit sollte aber immer ein schriftlicher Beschluss gefasst werden. Bei anderen Rechtsformen ist ein fomeller Beschluss notwendig. 

Schritt 3: Gang zum Notar

Nicht immer, aber fast immer erforderlich ist der Gang zum Notar. So muss die Gründung einer UG, GmbH, GmbH & Co KG, KG, AG oder Holding sowie der GmbH & Co KG zwingend notariell beurkundet werden. 

Sinn und Zweck dieser erhöhten Formvoraussetzungen ist, dass mit der Gründung dieser Gesellschaftsformen gewisse Risiken und Pflichten einhergehen, derer sich die Betroffenen bewusst werden sollen. Eine GmbH kann man nicht "mal eben so" im Wohnzimmer gründen. Gleichzeitig gibt es hier Formvoraussetzungen, deren Einhaltung der Notar im Termin prüft. 

Neuerdings können viele Gesellschaftsformen bereits online gegründet werden, ohne, dass eine persönliche Anwesenheit beim Notar notwendig ist. Näheren Informationen dazu finden Sie auf unserer Seite: Unternehmen online gründen

Schritt 4: Eintragung in Register

Für viele Gesellschaftsformen ist die Eintragung im Handelsregister vorgeschrieben, für manche optional. Die Anmeldung zur Eintragung im Handelsregister nimmt in der Regel direkt der Notar vor. Nähere Informationen finden Sie auf unserer Seite dazu: Handelsregister 

Seit 2022 gilt zudem die Pflicht der Anmeldung vieler Gesellschaften im sog. Transparenzregister. Alle Informationen zu den Pflichten für die jeweiligen Gesellschaftsformen finden Sie auf unserer Seite zu diesem Thema: Transparenzregister.

Für einige Gesellschaftsformen gibt es zudem eigene Register, etwa das Genossenschaftsregister oder das Vereinsregister. Informieren Sie sich hier zu den Besonderheiten der von Ihnen gewählten Rechtsform. 

Schritt 5: Bankkonto eröffnen, ggf. Stammkapital einzahlen

Ist die Gesellschaft einmal gegründet, gilt es, auf und im Namen der Gesellschaft ein Bankkonto zu eröffnen. Dies ist etwa bei der GmbH auch schon vor Abschluss der Eintragung im Handelsregister möglich, wenn Sie den Notar beim Beurkundungstermin um eine entsprechende Bestätigung für die Bank bitten. 

Für Kapitalgesellschaften wie die GmbH gehört zudem die Einzahlung des Stammkapitals zu den Gründungsvoraussetzungen. Nähere Informationen zur Höhe und der Verwendung des Stammkapitals finden Sie auf unserer Seite zum Thema: Stammkapital

Schritt 6: Gewerbeanmeldung, Finanzamt

Schließlich kommt noch, je nach Tätigkeit eurer Gesellschaft, die Anmeldung des Gewerbes beim Gewerbeamt hinzu. 

Darüber hinaus muss die Gesellschaft sich auch beim Finanzamt steuerpflichtig melden. Wer die Buchhaltung nicht selbst übernehmen will, sollte sich hier gleich zu Beginn an einen fähigen Steuerberater wenden, der den gesamten Gründungsprozess idealerweise von Anfang an begleiten sollte. 

Je nach Tätigkeit der Gesellschaft kann noch die Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft hinzukommen. Die Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft richtet sich nach dem Unternehmensgegenstand und danach, ob die Gesellschaft Arbeitnehmer beschäftigt.

Die ggf. weiterhin notwendige Anmeldung bei der zuständigen Kammer (zum Beispiel HWK oder IHK) erfolgt automatisch durch Weiterleitung der Daten vom Gewerbeamt, hier muss also von den Betroffenen nichts weiter veranlasst werden.

Weitere Schritte nach Gründung der Gesellschaft

Damit ist die Gründung der Gesellschaft erst einmal abgeschlossen. 

Im Folgenden müssen sich Gesellschafter und Geschäftsführer der neu gegründeten Gesellschaft dann oft noch mit folgenden Punkten beschäftigen: 

  • Eröffnungsbilanz erstellen,
  • Eintragung von Marken, Schutz von Urheberrechten oder Lizenzen, Rechte an der Webseite regeln,
  • Briefkopf, Signatur und ein rechtssicheres Impressum erstellen inklusive einer Datenschutzerklärung,
  • Gegebenenfalls Beantragung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID-Nr) beim Bundeszentralamt für Steuern, wenn die Gesellschaft international tätig ist,
  • Beschäftigung von Mitarbeitern: Aufsetzen von Arbeitsverträgen, Beantragung einer Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit und Anmeldung bei der Krankenkasse,
  • Abschluss von Mietverträgen für das Unternehmen sowie
  • Abschluss von Versicherungen, etwa eine Betriebshaftpflichtversicherung. 

Anwaltliche Dienstleistungen bei der Gesellschaftsgründung

Die Ausarbeitung und Prüfung gesellschaftsrechtlicher und steuerlicher Gesamtkonzepte zählt zu unseren Kernkompetenzen. Dabei steht die individuelle Gestaltung einfacher, aber auch höchstkomplexer Gesellschaftsverträge und Beteiligungsverträge genauso im Fokus wie die Prüfung entsprechender Verträge. 

  1. Umfassende Beratung bei der Wahl der richtigen Gesellschaftsform
  2. Steuerbelastungsvergleich und Steueroptimierung
  3. Strategische Beratung und Erstellung bzw. Prüfung von begleitenden Gesellschaftervereinbarungen, VC-Verträgen, Beteiligungsverträgen und sonstigen side letters
  4. Erstellung weiterer bei der Gründung relevanter Dokumente, z.B. Geschäftsführerverträge
  5. Beratung von Start-Ups und Gründern, insbesondere auch bei der Finanzierung von Start-Ups
  6. Weitere wirtschaftsrechtliche Leistungen wie z.B. Markenanmeldungen oder Unternehmereheverträge

Unsere Fachanwälte für Gesellschaftsrecht verfügen außerdem über große praktische Erfahrungen mit Gesellschafterstreitigkeiten. Diese verschafft ihnen den notwendigen Weitblick bei der ausdifferenzierten Gestaltung von Regelungen im Zusammenhang mit der Gründung einer Gesellschaft.

Für eine unverbindliche Anfrage kontaktieren Sie bitte direkt telefonisch oder per E-Mail einen unserer Ansprechpartner oder nutzen Sie das Kontaktformular.

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Auf unserem Youtube-Kanal erklären unsere Anwälte und Steuerberater viele wichtige Themen für Gründer und Mitarbeiter in unserer Startup-Serie.

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